9 bí kíp giúp bạn quản lý Freelancer làm việc hiệu quả

Dù bạn đang bắt đầu kinh doanh hay đang sử dụng đội ngũ nhân sự nhỏ, linh hoạt thì Freelancers (hay còn gọi là người làm việc tự do) có thể là một nhân tố tuyệt vời bên cạnh đội ngũ cố định của bạn. Và lợi ích khi sử dụng Freelancer bao gồm: chỉ phải trả lương theo dự án thay vì mức lương cứng hằng tháng, được phép lựa chọn nhiều người khác nhau và tùy ý sa thải bất cứ khi nào cần thiết.

(Ảnh: enter.co)

Tuy nhiên, cũng có một vài bất tiện như Freelancer không thể hiểu hết thương hiệu, họ ở xa và không tham gia vào các cuộc họp trực tiếp cũng như bạn không thể yêu cầu họ đặt công việc của bạn lên hàng đầu như những nhân viên cố định. Khi bạn sở hữu một nhóm người đa dạng xuất thân từ mọi nơi, mọi ngôn ngữ và bị hạn chế gặp mặt thì học cách quản lý hiệu quả là một điều cực kỳ quan trọng. Dưới đây là 9 bí quyết để quản lý đội ngũ nhân sự Freelancer của bạn:

Trước khi thuê Freelance:

Nếu bạn chưa thuê ai vào nhóm, thì dưới đây là cách bạn tuyển dụng thành công:

1. Có tổ chức

Ghi lại cách mọi thứ hoạt động trong nhóm và doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian và rắc rối phòng trường hợp mọi thứ trở nên lộn xộn. Khi bạn khởi nghiệp một mình hoặc chỉ có nhóm nhân viên nhỏ, bạn thường làm mọi thứ phát ính. Bạn không dừng lại để suy nghĩ về lý do tại sao bạn đang làm hoặc nên làm thế nào. Khi bạn bắt đầu làm việc với nhiều người hơn, cho dù họ là Freelance hay thành viên nhóm nội bộ, bạn cần phải gom tất cả những thứ đó ra khỏi đầu và viết ra giấy hoặc máy tính. Những thứ này có thể bao gồm quy trình kinh doanh của bạn, lịch biên tập, kênh bán hàng, câu hỏi thường gặp của khách hàng, cũng như hệ thống nội bộ của bạn, cuộc họp, quy trình làm việc v.v.

Tổng hợp các dữ liệu ngay từ khi bắt đầu. (Nguồn: Internet)

Bắt đầu với một danh sách đơn giản, ghi lại các bước bạn đang thực hiện và bạn sẽ sớm tạo ra một bộ tài liệu quy trình tử tế!

2. Tuyển dụng chọn lọc

Bạn sẽ muốn mọi người trong nhóm đều là những người có thể vui vẻ cùng nhau trò chuyện hoặc đi ăn uống cùng nhau, kể cả khi họ ở cách nhau rất xa. Niềm tin là chìa khóa để làm việc với một nhóm Freelancer từ xa. Bạn sẽ muốn được biết rõ ràng về loại người bạn cần, những gì họ sẽ làm, năng lực, kinh nghiệm và kỹ năng giao tiếp của họ trước khi bạn đưa họ về đội của mình. Mặc dù họ sẽ không ngồi trong văn phòng của bạn nhưng bạn vẫn muốn tìm những người phù hợp để cùng gắn bó!

Bắt đầu với những Freelancer mới

3. Bắt đầu đúng mực

Hãy đảm bảo bạn đầu tư thời gian và công sức để bắt đầu với bất kỳ Freelancer mới nào mà không vội vã đi thẳng vào chi tiết của tất cả các dự án. Nếu nó là một dự án một lần và ngắn hạn, thì bạn có thể bắt đầu một cách nhanh chóng .Nhưng nếu muốn làm việc cùng nhau trong thời gian lâu hơn thì bạn nên dành thời gian tìm hiểu họ, giới thiệu họ với các thành viên khác trong nhóm, giải thích giá trị và văn hóa của công ty bạn. Điều này đồng nghĩa với việc thỏa thuận các nguyên tắc như tần suất trao đổi với nhau, cách thức tốt nhất để giao tiếp (ví dụ: email, điện thoại, Skype v.v.) và trình bày rõ ràng về những yêu cầu của bạn.

4. Tóm tắt cho họ về thương hiệu doanh nghiệp

Trước khi bạn để các Freelancer bắt kịp với công việc và dự án, bạn sẽ muốn giới thiệu với họ về chiến lược thương hiệu của mình. Tùy thuộc vào vai trò, vị trí khác nhau, bạn cũng nên dành thời gian vào các yếu tố khác nhau. Ví dụ nếu đó là một nhà thiết kế đồ họa thì bạn có thể tập trung hướng dẫn về thiết kế thương hiệu, bản quy tắc nhận diện thương hiệu. Nếu đó là một copywriter, thì hãy chắc chắn rằng họ hiểu văn phong giao tiếp của bạn. Tất nhiên, bạn cũng cần cung cấp cho họ quyền truy cập vào tất cả các tài liệu họ cần, như logo, hình ảnh và các nội dung thương hiệu khác.

5. Đảm bảo họ hiểu rõ về các yêu cầu, kỳ vọng

Các mối quan hệ đem lại kết quả làm việc tốt nhất là khi bạn cân đối các quy định rõ ràng với tự do sáng tạo! Bạn có những mục tiêu cụ thể nào cho sự hợp tác này? Những nhiệm vụ cần và không cần? Cách bạn muốn mọi thứ được thực hiện ra sao? Hãy rõ ràng nhất có thể về những gì cần phải thực hiện theo một cách nhất định và những thứ gì được phép linh hoạt. Công việc sáng tạo đòi hỏi sự tự do và không gian để khám phá vì vậy đừng quá nặng quy tắc trừ khi chúng thật sự cần thiết Tuy nhiên, nếu điều đó là bắt buộc, bạn nên giải thích rõ ràng lý do tại sao cho họ.

Quản lý quá trình làm việc nhóm

6. Đặt ra các deadline hợp lý

Sản phẩm tốt, và đặc biệt là trong công việc sáng tạo đều cần có thời gian. Đừng tạo áp lực với những deadline quá gần khiến họ phải làm việc ngoài giờ. Trong mọi trường hợp, Freelancer sẽ làm nhiều dự án cùng lúc, vì vậy họ có thể không có khả năng làm việc cho những deadline như thế. Điều này cũng có nghĩa là bạn cần phải tuân thủ deadline của riêng mình. Nếu họ cần cái gì đó và bạn không thể cung cấp thì bạn cũng không thể mong đợi ngược lại từ phía họ.

7. Tận dụng sức mạnh các công cụ

Toàn bộ ý tưởng và hoạt động của nhóm làm việc trực tuyến được thực hiện nhờ vào công nghệ, vì vậy hãy sử dụng chúng để làm cho môi trường làm việc dễ dàng hơn. Giao tiếp và hợp tác hiệu quả là rất quan trọng khi bạn làm việc từ xa. Ví dụ một số công cụ quản lý dự án như Asana, Trello hoặc Basecamp, hay như Skype hoặc Zoom để thực hiện trò chuyện video. Email và văn bản thường dễ gây hiểu lầm, nên hãy cố gắng nói chuyện với nhau càng nhiều càng tốt. Hãy tìm những cách thông minh để làm việc cùng nhau dễ dàng và thú vị hơn!

Nguồn: Internet

8. Thiết lập hệ thống theo dõi và phản hồi

Vì bạn không thể trực tiếp quản lý Freelancer hay có những cuộc trò chuyện nhanh để nắm bắt tình hình nên bạn sẽ cần phải tìm cách theo dõi từng thành viên trong nhóm đang hoạt động như thế nào. Với kỳ vọng rõ ràng và thời hạn đặt trước, bạn có thể kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng và nắm bắt vấn đề trước khi quá muộn. Một cuộc họp nhanh mỗi tuần một lần là cách tuyệt vời để liên lạc từng cá nhân, nếu nó không bị ảnh hưởng bởi múi giờ. Nếu không, bạn có thể sử dụng Telegram hoặc Skype để giữ liên lạc.

9. Khiến họ cảm thấy được hỗ trợ và có giá trị

Nếu bạn tìm thấy một Freelancer phù hợp và muốn họ ở lại — hoặc nếu bạn chỉ muốn trở thành nhà tuyển dụng tốt và một con người tuyệt vời, thì bạn cần phải làm cho mỗi thành viên của nhóm cảm thấy có giá trị. Hãy là một nhà lãnh đạo truyền cảm hứng từ xa và giữ họ trong tầm kiểm soát của bạn. Hãy là nhà quản lý tốt và cung cấp cho họ những sự chỉ dẫn, đào tạo để giúp họ cải thiện và phát triển. Thường xuyên cung cấp cho họ các phản hồi mang tính xây dựng về công việc và những gì có thể cải thiện, đồng thời tạo điều kiện cho họ phản hồi tương tự với bạn. Phần thưởng cho bạn sẽ là một đội ngũ mạnh hơn, hạnh phúc hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Bạn đã sẵn sàng để quản lý freelancer của mình?

Một số bước trên đây có thể làm bạn cảm thấy tẻ nhạt và chán nản trong lần đầu tiên thực hiện chúng. Đặc biệt là phần ghi lại quy trình và tập hợp nội dung làm việc – nhưng khi bạn đã thực hiện nó một lần, thì những lần sau bạn hoàn toàn có thể tái sử dụng chúng. Sắp xếp có tổ chức, chọn đúng người và hiểu rõ cách họ làm việc cùng nhau sẽ khiến mọi việc diễn ra suôn sẻ hơn nhiều. Bạn có thể thấy được lợi ích không chỉ ở việc hợp tác với các Freelancer mà còn với nhóm nội bộ của bạn.

Theo 99Designs