Brief là gì? Những yếu tố cấu tạo nên một bản Brief "chuẩn không cần chỉnh"

Tóm tắt là gì? Brief là gì? Một doanh nghiệp khi thực hiện một chiến dịch Marketing hay bất kỳ một hoạt động nào đó thì bước đầu chắc chắn phải làm là dựa một bản tóm tắt. Một bản Brief sẽ cho những nhà quản trị biết doanh nghiệp mình sẽ làm những gì để xem xét rằng chiến lược này có thực sự khả thi không. Vậy khái niệm brief là gì? Cách viết brief như thế nào?. Nó có phải là chìa khóa thành công trong bất kỳ chiến dịch Marketing của doanh nghiệp hay không?

Brief là gì? Brief trong marketing là gì?

Brief hay còn gọi là bản tóm tắt mà Khách hàng (Client) cung cấp cho công ty dịch vụ Marketing (Agency), trong đó chứa đựng những thông tin cần thiết, cô đọng nhằm giúp Agency hiểu được trọn vẹn những yêu cầu của mình.

Ogilvy có một câu nói rằng: “Give me the freedom of a tight brief". Một bản brief tốt không chỉ truyền đạt đầy đủ thông tin cần thiết về Client và vấn đề Client muốn giải quyết, mà còn phải truyền được cảm hứng sáng tạo Agency, có 2 loại Brief cơ bản là:

• Creative brief là gì ( bản tóm tắt nội bộ Agency do Account viết cho Creative team)
• Communication brief là gì (bản tóm tắt sử dụng giữa khách hàng và Account)

Khái niệm Brief nghĩa là gì? Tham khảo thêm Briefing là gì?  (Nguồn: Anatomy Human Charts)

AdAge đã thực hiện khảo sát trên 1200 giám đốc điều hành Agency cấp C trên khắp thế giới với vấn đề khảo sát xoay quanh những bản brief họ nhận được. Kết quả khảo sát cho biết rằng:

• 53% thấy những bản brief hoàn chỉnh nhưng thiếu tập trung
• 27% thấy những bản brief không đầy đủ và không nhất quán
• 20% thấy những bản brief đa số đều hoàn chỉnh và tập trung
• 0% thấy những bản brief tất cả đều hoàn chỉnh và tập trung

Chính bởi yếu tố đó mà bản lập một bản Brief marketing tóm tắt hết sức khó khăn và đối với các Marketer không phải ai cũng có thể hiểu được những bản tóm tắt mà khách hàng đưa cho. Nếu cần triển khai một chiến dịch hoàn chỉnh thì ngay từ đầu, bản nhận Brief tóm tắt phải "chuẩn và chỉnh" thì bên phía Agency mới có thể hiểu và làm tốt nhất những gì mà khách hàng mong muốn. Vậy những yếu tố nào cấu tạo nên một bản Brief marketing hoàn chỉnh?

Bief Mẫu cho Creative brief và Communication brief

Nội dung Communication brief Mẫu

• Project: Mục đích của của chiến dịch
• Client: Tên đơn vị/công ty chủ đầu tư
• Brand: Thông tin thương hiệu (Giới thiệu, đặc trưng, các hoạt động quảng bá trong quá khứ
• Project Description: Mô tả những yêu cầu của dự án
• Brand Background: Thông tin nền tảng (Thị trường/tình hình thương hiệu, các vấn đề mà thương hiệu đang gặp phải hiện nay, đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh yếu của đối thủ..)
• Objectives: Mục đích truyền thông (Tăng độ nhận diện thương hiệu, tăng doanh thu, tái định vị thương hiệu...)
• Target Audience: Đối tượng mục tiêu (Thông tin nhân khẩu học, tâm lý, hành vi...)
• Message: Thông điệp truyền thông chính (Khơi dậy/ truyền tải thông điệp nào đến đối tượng mục tiêu)
• Coverage: Địa bàn thực hiện project
• Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch
• Timing: Thời gian hai bên gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên

Nội dung Creative brief Mẫu

• Job Description: Hạng mục công việc cụ thể của bộ phận Creative
• Target Audience: Thông tin về khách hàng mục tiêu
• Single – Minded – Proposition (SMP): Điểm khác biệt nhất của sản phẩm có khả năng tác động đến hành vi, tâm lý của khách hàng mục tiêu
• Key Response: Mục tiêu hành động của khách hàng sau chiến dịch (VD: Họ sẽ bàn tán về sản phẩm, họ đến địa điểm mua hàng,họ dùng thử dịch vụ...)
• Desired Brand Character: Mong muốn cảm nhận khách hàng về sản phẩm/dịch vụ
• Budget: Ngân sách dành cho chiến dịch

Những yếu tố cấu tạo nên một bản Brief "chuẩn không cần chỉnh"

Ngắn gọn, dễ hiểu và xúc tích

Có lẽ một trong những thách thức lớn nhất là giữ cho bản Brief tóm tắt của bạn phải vừa ngắn gọn, dễ hiểu và thật sự xúc tích. Để giúp cho chiến dịch của bạn được được hoàn thành một cách tốt nhất, hãy bắt đầu với các khối cốt lõi thông tin cần thiết thể hiện vào trong bản Brief. Sau đó, đặt mục tiêu và trách nhiệm cụ thể cho từng nội dung. Điều này cho thấy hiểu được bản Brief là gì rất quan trọng liên quan đến việc tạo ra nội dung hoàn chỉnh.

Những yếu tố cấu tạo nên một bản mẫu Brief là gì? - Ngắn gọn, dễ hiểu và súc tích - Kỹ năng briefing là gì (Nguồn: Designhill)

Nói cách khác, lấy ba câu hỏi chính mà bạn đã hỏi các bên liên quan và sử dụng câu trả lời để chưng cất các chi tiết thành các thành phần khả thi, các câu hỏi đó là:

• Vấn đề gì cần được giải quyết?
• Các đối tượng mục tiêu là ai?
• Sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp nào sẽ giải quyết được vấn đề cốt lõi?

Giải thích mục tiêu của bạn là gì?

Đây có lẽ là phần quan trọng nhất của bản Brief và điều quan trọng là bạn phải suy nghĩ kỹ về chiến lược và mục tiêu của mình trước khi thực hiện dự án. Tại sao bạn cần dự án này? Bạn đang hy vọng đạt được điều gì với nó? Mục tiêu của bạn là gì? Có vấn đề gì bạn đang cố giải quyết không? Làm thế nào để bạn đo lường sự thành công? Ví dụ: nếu bạn đang phát triển một sách điện tử, bạn có thể đo lường thành công theo số lượt tải xuống. Những chi tiết này sẽ giúp nhà thiết kế hiểu mục tiêu của bạn và đưa ra các giải pháp giải quyết chúng.

Liệt kê các bên liên quan chính

Các dự án cần các chuyên gia và ai đó nắm quyền sở hữu để chỉ đường dẫn lối một cách chính xác. Một phác thảo Brief sáng tạo nên cho biết rõ ràng ai đang "lái thuyền" và ai là người kết nối trực tiếp trong trường hợp nảy sinh vấn đề. Đừng để mọi người đoán xem họ cần liên lạc với ai, hãy liệt kê ra hết những bên liên quan chính trong bản brief để rõ ràng các nhiệm vụ và đầu mối. Chọn các bên liên quan sẽ là một phần hoạt động của quy trình và đảm bảo chúng được liệt kê trong từng phần tương ứng của một bản tóm tắt kế hoạch.

Brief trong marketing là gì? Những yếu tố cấu tạo nên một bản mẫu Brief là gì? - Liệt kê các bân liên quan chính (Nguồn: infortask.com)

Xác định đối thủ cạnh tranh

Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai? Bạn có thể muốn bao gồm tổng quan về bối cảnh cạnh tranh và bất kỳ xu hướng hoặc điều kiện thị trường nào ảnh hưởng đến ngành của bạn. Trong một dự án, đối thủ cạnh tranh của bạn đang làm gì để so sánh và là điểm khác biệt so với chính đối thủ cùng ngành của bạn. Ví dụ rằng nếu bạn đang làm mới logo thì đối thủ cạnh tranh của bạn sẽ sử dụng loại biểu tượng và màu sắc nào? Những chi tiết này rất có thể giúp thông báo hướng mà nhà thiết kế sẽ thực hiện. Chính việc phân tích đối thủ cạnh tranh trong một bản brief của bạn cũng sẽ là hướng đi tích cực trong việc tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh ngay từ đầu.

Thời gian hợp lý (Deadline)

Mốc thời gian là "xương sống" của một dự án và cần được trình bày rõ ràng trong một bản tóm tắt sáng tạo. Nếu đưa ngày 1 ngày cụ thể không dễ dàng thì người làm brief có thể đưa ra một mốc thời gian nào đó. Bởi mỗi hạng mục đều cần có Deadline, cũng như ngày ký hợp đồng. Những điều này sẽ là tín hiệu cho đồng đội cần hoàn thành để kịp Deadline và nếu một bước gì đó bị trì hoãn thì sẽ ảnh hưởng tới cả quá trình trong giai đoạn phát triển tiếp theo như thế nào.

>>> Có thể bạn quan tâm: Deadline nghĩa là gì

Ngân sách phải chủ động và hợp lý

Nếu không có ngân sách thì không gì có thể hoàn thiện được. Do vậy, khi lập một Brief, ngân sách đóng một yếu tố không nhỏ. Nên nhớ, một số điều bất ngờ có thể phát sinh trong quá trình làm việc nên hãy thiết kế ngân sách dư lên so với kế hoạch. Nếu bạn có một ngân sách thiết lập cho dự án, hãy bao gồm nó trong phần tóm tắt và thảo luận với nhà bên đối tác của bạn. Nếu ước tính của bên đối tác vượt quá ngân sách của bạn, hãy thảo luận về điều đó và đồng ý với các kỳ vọng thực tế, phân phối và chi phí dự án trước khi bắt đầu.

Tham khảo thêm khái niệm khác về Briefing:

Ở những phần trước, chúng ta đã đi tìm hiểu để trả lời cho câu hỏi Brief là gì và những yếu tố cấu tạo nên một bản Brief hoàn chỉnh. Ở phần tiếp theo này, mời các bạn cùng tham khảo thêm khái niệm về Briefing để có cái nhìn rõ nét hơn về Brief nhé.

Khái niệm Briefing là gì?

Briefing nghĩa là gì? Briefing là phần mềm đọc tin tức giúp người dùng có thể tiếp cận với các thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Ứng dụng thu thập thông tin từ các trang báo nổi tiếng qua đó cung cấp các tin tức nóng hổi và chính xác cho bạn đọc.

Thế nhưng, Briefing cũng có những điểm hạn chế riêng của mình. Đặc biệt là lợi ích mà Briefing mang đến chỉ rõ rệt ở một số quốc gia mà phần mềm ứng dụng hỗ trợ ngôn ngữ. Trong khi đó, tại Việt Nam, Briefing vẫn chưa hỗ trợ tiếng Việt trên một số thiết bị. Mắc dù rất ưu việt nhưng đây chính là nguyên nhân mà Briefing vẫn chưa được biết đến nhiều tại Việt Nam.

Hiện nay ở những điện thoại dòng Samsung đời mới, Briefing đã được tích hợp sẵn tính năng trong máy. Theo đó ứng dụng này đã được hỗ trợ tiếng Việt để người dùng có thể sử dụng trên những dòng máy đời mới này. Bên cạnh đó, đối với nhiều người, ứng dụng Briefing đã thay đổi thói quen đọc tin tức trên các ứng dụng khác mà họ từng biết.

Phần mềm Briefing hỗ trợ trên các dòng Samsung có hệ điều hành Android từ 5.0 trở lên. Ngoài ra trên các thiết bị Android và IOS khác cũng được Briefing hỗ trợ với tên gọi Flipboard.

Hướng dẫn bật tắt phần mềm Briefing

Có nhiều người không thích sử dụng Briefing bởi họ không có thói quen đọc tin tức. Đới với những trường hợp đã tích hợp sẵn trên Samsung các bạn có thể tắt phần mềm Briefing như sau:

Briefing để làm gì? Cách bật tắt phần mềm Briefing là gì? Briefing để làm gì? Khái niệm khác của Brief là gì? Brief design là gì?

Bước 1: Ngoài giao diện màn hình chờ, chạm và giữ trên màn hình chờ.

Bước 2: Nhấn chọn cài đặt màn hình chờ.

Bước 3: Bỏ chọn hiện thị tin tức của Flipboard briefing.

Ngoài ra các bạn cũng có thể Truy cập vào cài đặt > Ứng dụng > Flipboard briefing > Gỡ cài đặt hoặc Tắt là xong.

Kết luận

Hi vọng những chia sẻ trên đã giúp cho các bạn hiểu được khái niệm brief là gì và cách viết một bản brief hiệu quả nhất. Cho dù bạn có phải lập bản tóm tắt hay không thì ngay bây giờ những điều này cũng sẽ giúp ích cho bạn trong việc tư duy về quy trình làm việc. Trước hết hiểu được brief là gì và bạn sẽ có được nền tảng tốt để lập ra một bản Brief tóm tắt hoàn chỉnh. Với một bản Brief sáng tạo, vững chắc trong tay, bạn sẽ giúp bên đối tác cung cấp kết quả tuyệt vời và đảm bảo dự án của bạn mang lại kết quả mà của chiến lược mà doanh nghiệp mong muốn đạt tới.