Các mẫu lịch lập kế hoạch content mà bất cứ marketer nào cũng cần “dắt túi”

Để việc quản lý các nội dung trên social media dễ dàng hơn, các công ty cần lập kế hoạch và lên lịch trên các tài khoản mạng xã hội mà họ quản lý. Ngày nay, có nhiều công cụ thay con người làm việc này một cách nhanh chóng, tiện lợi mà điển hình là các mẫu lịch biên tập content.

Lịch lập kế hoạch nội dung là gì? 

A content calendar (lịch lập kế hoạch nội dung) là công cụ giúp bạn theo dõi thời hạn, quản lý tốt hơn các nội dung sáng tạo và tạo sự minh bạch với tất các bên làm việc.

Có gì trong mẫu lịch lập kế hoạch nội dung này? 

Mỗi lịch biên tập nội dung đều khác nhau và được điều chỉnh cho phù hợp với quy trình làm việc của từng đối tượng. Tuy nhiên, các mẫu lịch thường sẽ có các phần nội dung điển hình như: tab lịch biểu chung, lịch lập kế hoạch hàng tháng, kho lưu trữ nội dung trang web và các bản cập nhật cho từng nền tảng truyền thông xã hội khác nhau như Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Printerest…

Bài đăng trên blog này sẽ hướng dẫn bạn chính xác cách sử dụng mẫu để luôn cập nhật kế hoạch nội dung mạng xã hội cho từng mẫu.

Ảnh: nonprofitmarketingguide.com

Cách sử dụng các mẫu lịch biên tập nội dung

Khi mở mẫu lịch biên tập nội dung, bạn sẽ nhận thấy dưới cùng của bảng Excel có các tab khác nhau, được chia theo các mạng xã hội khác nhau bao gồm: lịch biểu, lịch kế hoạch hàng tháng, kho nội dung, cập nhật twitter, cập nhật facebook, cập nhật linkedin, cập nhật instagram, cập nhật pinterest…

Mỗi mạng xã hội đều có cách hoạt động khác nhau, do đó, mỗi bảng tính excel sẽ được lập riêng để khai thác tối đa mỗi nền tảng này. Bạn không thể dùng chung một nội dung và cập nhật nó trên tất cả các mạng xã hội khác từ LinkedIn hay Facebook, Twitter, Instagram hay Printerest…

Các hướng dẫn dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách điền vào từng tab bạn thấy trong mẫu này để cập nhật cho từng nền tảng.

Lịch trình lập kế hoạch social media hàng tháng

Tab “Lịch lập kế hoạch hàng tháng” cung cấp ảnh chụp tổng thể về các chiến dịch truyền thông xã hội hàng tháng của bạn. Nó sẽ giúp bạn phối hợp tốt hơn với các bên liên quan khác, giữ cho mọi hoạt động luôn trong tầm kiểm soát.

Có ba phần cần lưu ý khi sử dụng mẫu kế hoạch tháng này. Đầu tiên là color-coding key: đây là phần cho phép bạn nhấn mạnh các hoạt động quan trọng bằng màu sắc. Các bảng màu được thiết lập giống nhau cho một nội dung giống nhau để bạn dễ theo dõi, từ hội thảo trên web, bài đăng trên blog, ra mắt sản phẩm… Hãy đảm bảo chỉnh sửa các danh mục này để phù hợp với chiến dịch của riêng bạn.

Hai phần khác bạn sẽ cần chỉnh sửa là “Month” và “Year” ở đầu lịch cũng như các ô bên dưới mỗi ngày trong tuần. Trong các ô đó, bạn nên nhập loại nội dung bạn sẽ quảng cáo vào ngày hôm đó và mã màu cho nội dung đó để phù hợp với chiến dịch.

>> Xem thêm: 6 điểm cần lưu ý khi chia sẻ content trên Twitter

Lập kế hoạch lịch biên tập nội dung trên Twitter

Giả sử bạn muốn thêm một số tweet vào mẫu lập lịch của mình. Chuyển đến tab “Cập nhật Twitter” và sẽ hiện ra bảng sau:

Bốn cột đầu tiên, “Day,” “Date,” “Time,” and “Date & Time” để bạn lên lịch các bài đăng cho tweet. Bạn chỉ cần điền các ngày bạn muốn cập nhật nội dung lên Twitter và thời gian xuất bản chúng. Cột “Date & Time” sẽ tự động thay đổi dựa trên những gì bạn nhập vào hai cột trước đó.

Tại cột “Message”, hãy nhập bản sao nội dung bạn muốn đăng tải trên tweet. Trong hộp box này, bạn nên đặt nó ở 116 ký tự để có đủ chỗ cho một liên kết, 115 ký tự để tạo khoảng trống chèn hình ảnh. Bảng tính này sẽ tự động tính toán số ký tự bạn đã nhập. Nó chuyển sang màu vàng khi bạn đạt đủ 95 ký tự và màu đỏ khi bạn đạt 116 ký tự.

Sau khi bạn đã soạn tweet của mình, hãy dán URL mà bạn muốn đưa vào tweet của mình vào cột “Link”. Đường dẫn URL này cần đảm bảo có thêm UTM (đoạn code mà bạn thêm vào đường dẫn URL để bổ sung thông tin cho URL) để bạn có thể theo dõi lưu lượng truy cập, khách hàng tiềm năng và thông số ROI. Bạn cũng có thể sử dụng cột “Campaign” để thêm chiến dịch đang chạy, từ đó có cái nhìn tổng quát hơn.

Nếu bạn gặp sự cố khi đính kèm hình ảnh của mình vào bảng tính, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhấp chuột phải vào ô mà bạn muốn tải lên hình ảnh của mình.

Bước 2: Nhấp vào “Hyperlink”, sau đó nhấp vào nút “Document”, chọn “Select” để tải lên hình ảnh.

Bước 3: Trong cửa sổ “Choose a File”, chọn hình ảnh từ máy tính của bạn và nhấp vào “Open”.

Bước 4: Lúc này hình ảnh sẽ được đính kèm vào màn hình “Insert Hyperlink”. Bạn có thể chỉnh sửa văn bản trong mục “Display” để thay đổi tên tệp, sau đó nhấp vào “OK”.

Lập kế hoạch lịch biên tập nội dung trên Facebook

Mở excel và điều hướng qua tab qua nhãn “Facebook Updates”. Cập nhật hoạt động trên Facebook tương tự như cập nhật trên Twitter.

Ba cột đầu tiên, , “Day,” “Date,” and “Time”, hãy nhập thời gian mà bạn muốn lên lịch. Sau đó, đi tới cột “Message”, nhập nội dung để cập nhật trạng thái, tương ứng với ngày, giờ bạn muốn cập nhật đó chạy.

Nếu cần nhập các liên kết cần chèn, chuyển qua cột “Link” và paste các liên kết. Tương tự như vậy với cột “Campagin”.

Cuối cùng hãy đính kèm hình ảnh như đã làm với Twitter, tuy nhiên kích thước ảnh phù hợp với nền tảng Facebook nhất là 1200 x 900 pixel.

Lập kế hoạch lịch biên tập nội dung trên LinkedIn

Mẫu biểu lập kế hoạch trên LinkedIn hoàn toàn khác biệt so với các nền tảng ở trên bởi có thêm 2 cột “Company Pages” và “Groups”.

Để xem sự khác biệt giữa hai tiểu mục này, hãy điều hướng đến cột có nhãn “Title (For Group Discussions Only)”.

LinkedIn Groups cho phép bạn đăng một số loại cập nhật, một trong số đó được gọi là “Discussion”. Đây là mục duy nhất cần tiêu đề – các topic sẽ giúp bạn có ý tưởng và nội dung mà bạn sẽ đăng trên LinkedIn công ty của bạn. Nếu không có topic nào, bạn không cần điền vào trường này.

Cột tiếp theo: “Message”, cho phép bạn cập nhật mọi loại bài đăng. Hãy điền nội dung vào cột này, sau đó chuyển hướng qua “Link” và “Campaign”, nhập URL để hướng người đọc theo dõi hoạt động và liên kết chiến dịch.

Cuối cùng, hãy cập nhật hình ảnh nếu cần thiết. Kích thước ảnh phù hợp với LinkedIn là 700 x 520 pixel.

>> Xem thêm: 3 giải pháp Content Marketing hàng đầu cho ngành bất động sản 2020

Lập kế hoạch lịch biên tập nội dung trên Instagram

Các bản cập nhật Instagram hoạt động tương tự như các bản cập nhật của Facebook. Tuy nhiên cần lưu ý, mục “Message” đăng tải nội dung chú thích trong bài đăng sẽ giới hạn ký tự. Phần trạng thái trên Instagram cho phép nhập tới 2.200 ký tự, nhưng chúng sẽ bị cắt trong nguồn cấp dữ liệu của người dùng sau ba dòng văn bản đầu tiên.

Bên cạnh đó, bạn có thể chuyển đến cột “Link for Bio”, nhập bất kỳ liên kết nào bạn định đặt trong phần tiểu sử khi xuất bản bài đăng trên Instagram.

Tiếp theo, chuyển đến cột “Liên kết cho tiểu sử” và nhập bất kỳ liên kết nào bạn định đặt trong tiểu sử khi bạn xuất bản bài đăng Instagram kèm theo. (Lý do bạn đặt một liên kết trong tiểu sử của mình chứ không phải chính chú thích ảnh là vì các URL có thể nhấp không được phép ở bất kỳ đâu ngoại trừ một hộp “trang web” trong tiểu sử của bạn.) Ồ, và đừng quên mã thông báo theo dõi đó.

Nếu bạn muốn bản cập nhật được gắn thẻ cho một chiến dịch nhất định, hãy cập nhật vào  cột “Campaigns”. Cuối cùng, hãy đính kèm một hình ảnh giống như đã làm với các bản cập nhật mạng xã hội khác. Kích thước ảnh phù hợp với Instagram là 1080 pixel x 1080 pixel.

Lập kế hoạch lịch biên tập nội dung trên Pinterest 

Cập nhật Pinterest hoạt động tương tự như cập nhật Facebook và Instagram. Bạn cần làm fill các cột “Day”, “Date” để theo dõi thời gian đăng bài. Sau đó chuyển đến cột “Message” để nhập nội dung mô tả bạn muốn viết. Di chuyển đến cột “Link” và nhập liên kết bạn muốn connect trong bản cập nhật và tương tự với nhãn “Campaigns”.

Và đăng tải hình ảnh cho Pinterest với kích thước tiêu chuẩn 735 pixel x 1102 pixel.

Kho lưu trữ nội dung

Mẫu lịch này cũng cung cấp cho bạn một tab có tên “Kho lưu trữ nội dung” giúp bạn theo dõi tất cả nội dung của mình.

Các nội dung trên các nền tảng do bạn sáng tạo có thể sẽ hữu ích trong những lần quảng cáo mới. Do đó, để không mất dấu tất cả nội dung, hãy ghi lại các nguồn nội dung đó trên tab này. Nếu nội dung bạn quảng cáo đã sử dụng nhiều lần, hãy đánh dấu hết hạn trong mục “Expiration” để xếp chúng vào một ô riêng.

Tab này cũng sẽ giúp bạn duy trì sự cân bằng về nội dung: sự kết hợp giữa nội dung của riêng bạn và của những người khác, sự kết hợp của các định dạng trên các nền tảng khác nhau và các loại nội dung khác nhau, sự kết hợp giữa nội dung và lưu lượng traffic.

Kết luận

Lên lịch nội dung cho các nền tảng mạng xã hội là cách tiết kiệm thời gian nhanh chóng, dễ dàng, đồng thời giúp bạn theo dõi và update các thông tin trên social đầy đủ nhất.

Để đảm bảo việc lên nội dung đang theo đúng định hướng, bạn cần bám sát lịch lên kế hoạch và và điều chỉnh tần suất đăng tải trên mạng xã hội nếu cần. Chúc bạn thành công!

Hải Yến – MarketingAI

Theo blog.hubspot – Ảnh: blog.hubspot

>> Có thể bạn chưa biết: 4 thông số social media quan trọng mà bất cứ marketer nào cũng cần nắm rõ