Cách viết email xin việc nộp đâu trúng đó, “hạ gục” nhà tuyển dụng

Một trong những băn khoăn của ứng viên khi dự tuyển là làm thế nào ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Họ đâu biết rằng, những hành động nhỏ nhất của bạn thể hiện trên CV hay cách viết email xin việc cũng thể hiện phần nào trình độ và thái độ nghiêm túc của bạn dành cho công việc. Chăm chút, tỉ mỉ, cầu toàn và trình bày thật độc đáo luôn là những điểm cộng từ vòng hồ sơ dành cho ứng viên biết chăm chút. Và trong bài viết dưới đây, MarketingAI sẽ hướng dẫn bạn những mẹo nhỏ về cách viết, gửi email xin việc nộp đâu trúng đó, “hạ gục” nhà tuyển dụng!

1. Những lưu ý trước khi gửi email xin việc

Khi bạn viết email xin việc bạn cũng cần phải lưu ý một số điều sau trước khi gửi mail xin việc cho nhà tuyển dụng.

1.1. Tên email

Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc ngay từ phần đầu của email trong cách viết email xin việc. Hãy dùng mẫu email xin việc thể hiện được họ tên của bạn (hoặc nếu có thể thì phần mở rộng hãy để những điều bạn tự hào nhất, muốn cho người khác biết về bản thân mình. Đó có thể là lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học, thế mạnh của bản thân….

Cách gửi mail xin việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Những tên email thông dụng và phổ biến bạn có thể tham khảo như:

• Lelinhlan@gmail.com
• Dungthuyneu@gmail.com
• Trongnghiahr@gmail.com
• Trithanh03@salonzo.vn
• Phuonganh1194@gmail.com

1.2. Tên hiển thị email

Có 2 lỗi phổ biến thường gặp nhất trong cách viết email xin việc đó chính là không sử dụng tên thật và không viết hoa tên của mình. Đây dù chỉ là lỗi nhỏ, tuy nhiên nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp của bạn. Hãy lưu ý để đặt tên hiển thị email phù hợp thể hiện tính chuyên nghiệp của mình và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Tên hiển thị Email phải là tên thật, trình bày rõ ràng, viết hoa đúng chỗ là bước đầu tiên để học cách viết mail xin việc, cách gửi mail xin việc

Để thiết lập lại tên cho đúng chuẩn văn phong, các bạn thay đổi theo hướng dẫn như sau:

Vào Setting (Cài đặt) -> chọn tab Accounts and Import (Tài khoản và Nhập)

Cách viết email xin việc – Hướng dẫn thay đổi tên hiển thị Email – Bước 1: Vào Setting cài đặt

Bước 2: Chỉnh sửa tên hiển thị sau đó nhấn Save Changes (Lưu thay đổi)

Vậy là hoàn tất việc thay đổi tên hiển thị Gmail của bạn.

1.3. Chữ ký email

Nhiều người thường bỏ qua việc để chữ ký email trong cách viết email xin việc nhưng thực sự với những nhà tuyển dụng chuyên nghiệp, chữ ký email cũng là cách thể hiện sự chăm chút của bản thân thông qua những chi tiết nhỏ nhất. Sau khi bạn đổi tên chuẩn, hãy thể hiện sự chuyên nghiệp bằng cách bổ sung chữ ký email.

1.4. Ảnh đại diện Email (Avatar Email)

Ảnh đại diện Email cũng là một điều cần lưu ý của cách viết email xin việc. Nhà tuyển dụng chắc chắn sẽ chú ý đến Avatar Email của bạn.

Hướng dẫn thay đổi ảnh đại diện email trên từng thiết bị

Với thiết bị Android, thay đổi ảnh đại diện Email như sau:

Viết email xin việc – hướng dẫn thay đổi ảnh đại diện email trên android

Thay đổi trên máy tính:

Gửi mail xin việc – hướng dẫn thay đổi ảnh đại diện email trên máy tính

Với iPhone, iPad

Cách viết email xin việc – hướng dẫn thay đổi ảnh đại diện email trên iOS

Hoàn tất việc thay đổi ảnh đại diện và đừng quên Save lưu ảnh.

Lưu ý khi đặt ảnh đại diện email

• Không nên để hình ảnh đen trắng, hoặc không để ảnh đại diện bởi việc này sẽ làm mất giá trị email của bạn và rất có thể sẽ được xem như một email ảo. MarketingAI khuyên bạn nên sử dụng ảnh thật của mình một cách rõ ràng và thể hiện được tính cách cá nhân của mình.
• Không để ảnh chụp quay lưng bởi nó thể hiện sự thiếu nghiêm túc cũng như không thể hiện rõ khuôn mặt của bạn.

> Xem thêm: HR là gì

2. Cách viết email xin việc tiếng Việt đúng chuẩn và chuyên nghiệp nhất

2.1. Tiêu đề Email xin việc

Nếu theo hướng dẫn từ nhà tuyển dụng: Trong tin tuyển dụng, đa phần bên tuyển dụng sẽ có hướng dẫn ứng viên gửi mail đến địa chỉ “xxxx@gmail.com” với tiêu đề “Tên –  Ứng tuyển vị trí – Công ty” hoặc một tiêu đề nào đó khác. Khi đó, bạn chỉ cần viết tiêu đề email theo đúng hướng dẫn, yêu cầu của nhà tuyển dụng để họ lọc email dễ dàng hơn, tránh để sót mail.

Với những tin tuyển dụng không nêu rõ yêu cầu tiêu đề email: hoặc bạn tự chủ động gửi mail ứng tuyển. Tiêu đề email nên theo mẫu sau:

2.2. Nội dung Email xin việc

Đa phần ứng viên đều mắc sai lầm trong cách viết nội dung email xin việc, không nói đến cách trình bày thô sơ và không theo quy chuẩn, điều tối kỵ nhất trong nội dung email xin việc là lỗi chính tả. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn trình bày khoa học và không mắc lỗi chính tả trong nội dung nhé.

Những email với nội dung khô khan và khuôn mẫu, cảm tưởng như “văn mẫu” được sao chép và thay thế từ một văn bản nào đó rất dễ khiến bạn bị trừ điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Hãy thử nghĩ xem, nếu một ngày, bên tuyển dụng nhận được hàng chục, hàng trăm mail ứng tuyển đều với nội dung chung chung như vậy thì thật rất khó để bạn lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Điểm độc đáo giúp bạn trở nên khác biệt và ấn tượng hơn trong mắt nhà tuyển dụng là hãy trình bày mail gửi một cách sáng tạo, đừng lo không đúng chuẩn mực, miễn là bạn đảm bảo được chuẩn tiêu đề mail, thưa gửi rõ ràng, trình bày khoa học, đẹp mắt và đảm bảo những thông tin cơ bản.

Dưới đây là mẫu nội dung email xin việc:

Kính gửi (tên người nhận),

Giới thiệu nhanh về bản thân (ví dụ tên, học trường gì). Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí ABC, được đăng tải trên Facebook hay trang tuyển dụng của công ty. Sau đó, tóm tắt ngắn gọn 1 kĩ năng hoặc 1 kinh nghiệm mà bạn cho rằng phù hợp nhất với vị trí ứng tuyển này. Và điều quan trọng là phải nhớ đính kèm CV và Cover Letter (nếu có). Sau cùng là lời chào và rất mong sớm nhận được phản hồi từ quý công ty. 

Cách viết email xin việc – nội dung email xin việc phải trình bày khoa học, ấn tượng

Lưu ý trong cách trình bày nội dung email xin việc

• Nên in đậm phần mở đầu, phần kính gửi
• Bố trí các dòng trong nội dung email một cách dễ nhìn, trực quan.
• Nội dung email phải thể hiện thái độ tôn trọng, cầu thị nhưng vẫn phải có sự tự tin, chuyên nghiệp.
• Tuyệt đối không được SAI CHÍNH TẢ.

2.3. Những thứ đính kèm cần thiết trong email xin việc

Để email xin việc của bạn thêm phần ấn tượng và độc đáo, hãy gửi đính kèm thư giới thiệu hoặc Cover Letter (nếu có) cùng những chứng nhận thành tích bạn đã đạt được, và chứng tỏ những thế mạnh của mình là rất phù hợp cho vị trí mà công ty đang tuyển. Thêm vào đó, hãy thật cầu toàn và viết bằng thái độ thành kính, mong muốn được cống hiến tài năng cho công ty.

Gửi CV qua email cần những gì? Cách gửi mail xin việc

3. Cách viết Email xin việc bằng tiếng Anh đúng cách và ấn tượng

Nếu bạn đã có CV bằng tiếng Anh thì việc viết email nộp đính kèm thư xin việc bằng tiếng Anh chính là điểm cộng tuyệt đối cho bạn lấy điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Thông qua thư xin việc bằng tiếng Anh, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khả năng và trình độ ngoại ngữ của bạn. Điều mà số ít ứng viên làm được.

3.1. Những lưu ý khi viết email xin việc bằng tiếng Anh

Lời chào đầu thư:

Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin bạn có về công ty/ phía nhà tuyển dụng. Trường hợp bạn biết tên nhà tuyển dụng, lời chào có thể mở đầu là: Dear (tên của nhà tuyển dụng) tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm. Khi bạn nắm rõ người nhận thư của bạn là ai thì hãy thêm các tiêu đề cho phù hợp như (Mr., Ms., Dr.)
Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”.

Tiếp đến là đoạn đầu của Cover Letter. Đây là nơi để bạn giới thiệu công việc bạn ứng tuyển. Trình bày trong 1-2 câu ngắn gọn.

3.2. Bố cục bức thư nên bao gồm 4 ý chính sau:

Thông tin liên lạc

Thông thường, bạn nên để địa chỉ, số điện thoại hoặc tài khoản mạng xã hội để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ phỏng vấn hoặc hỏi thêm thông tin cần thiết.

Cách viết email xin việc – thông tin liên lạc là một trong 4 ý chính không thể thiếu

Phần nội dung chính

Hầu hết Cover Letter chi gồm 1- 2 đoạn cơ bản, tập trung làm rõ những ý chính sau:

_ Lý do bạn nghĩ mình rất phù hợp với vị trí ứng tuyển này?

_ Kinh nghiệm của bản thân với vị trí ứng tuyển?

_ Lý do chọn công ty này để cống hiến tài năng?

Cuối thư

Tóm lai vấn đề và định hướng đưa ra nếu bạn trúng tuyển vị trí này. Gồm các nội dung chính như:

• Nhắc lại lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.
• Định hướng của bạn nếu bạn trúng tuyển vị trí này, kỹ năng, kinh nghiệm của bạn.
• Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, địa chỉ email, số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
• Đừng quên đính kèm bản CV
• Cảm ơn đã dành thời gian cho bạn

Kết thúc mail và chữ ký

Đừng quên gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng vì đã giành thời gian đọc CV/ email ứng tuyển của bạn. Thể hiện mong muốn, khát khao được thể hiện nhiều hơn khi có cơ hội phỏng vấn. Những câu kết quen thuộc mà bạn có thể tham khảo như:

_ I look forward to hearing from you soon. (tôi mong nhận được phản hồi sớm từ bạn)

_ I would very much appreciate the opportunity to meet with you and discuss my candidacy further. (tôi mong được gặp bạn để trao đổi nhiều hơn về vị trí này)

_ Thank you for your time and consideration. (cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc thư)

4. Bộ hồ sơ xin việc gửi qua mail cần những gì?

Đối với một bộ hồ sơ xin việc thì không thể thiếu được CV và thư xin việc. Đây là những giấy từ cần có để tạo nên một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh.

Để có được mẫu CV xin việc và đơn xin việc tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng, ngoài cách viết email xin việc cần quan tâm đến những nội dung sau:

4.1. CV xin việc

CV xin việc đóng vai trò quan trọng trong bộ hồ sơ online. Nó có thể coi là bản sơ yếu lý lịch tóm tắt về quá trình học tập và công tác của ứng viên. Thông qua CV, các nhà tuyển dụng sẽ đánh giá và phân loại các hồ sơ. Những hồ sơ ấn tượng sẽ được vào vòng phỏng vấn.

Hiện nay thay vì cách viết CV xin việc định dạng Word, các ứng viên có thể tạo CV xin việc bằng định dạng PDF với nhiều thiết kế khác nhau để tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng.

4.2. Đơn xin việc

Đơn xin việc là một trong những giấy tờ quan trọng để giúp cho bộ hồ sơ của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Cách viết đơn xin việc, email xin việc cũng đã được chúng tôi hướng dẫn ở trên. Vì vậy hãy tham khảo để tạo ra những đơn xin việc ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin tạo ấn tượng ngay ban đầu với nhà tuyển dụng nhé.

Kết luận

CV hay cách viết email xin việc được xem là những ấn tượng đầu tiên của nhà tuyển dụng dành cho bạn. Hãy chăm chút và cầu toàn tới từng tiểu tiết trong nội dung trước khi gửi mail xin việc để chiếm trọn cảm tình từ nhà tuyển dụng và có cơ hội trúng tuyển vị trí mình ứng tuyển. Qua bài viết trên, hy vọng bạn đã nắm được những thông tin cơ bản cùng những hướng dẫn sẽ hữu ích để bạn có 1 email xin việc thật chuyên nghiệp. “nộp đâu trúng đó” trong mắt các nhà tuyển dụng nhé.

Phương Thảo – MarketingAI