Hướng dẫn chi tiết: Cách xây dựng nên một Hội nghị ảo tạo leads và thu hút khách hàng

Hội nghị ảo (Virtual Conference) giờ đây đã trở thành một phương tiện marketing phổ biến và phát triển mạnh mẽ trong những năm gần đây khi tiếp cận hiệu quả đến một lượng lớn khán giả. Từ Marketing đến Tuyển dụng, Bán hàng cho đến Giáo dục, các doanh nghiệp trong nhiều ngành khác nhau đã nhận ra rằng việc tổ chức sự kiện trực tuyến tốn ít chi phí hơn nhiều so với sự kiện trực tiếp - do đó, giúp chi phí xây dựng độ phủ thương hiệu cũng ít hơn.

Trong bài viết này, hãy cùng MarketingAI đi tìm hiểu giá trị của việc tổ chức một hội nghị ảo và cách tổ chức nên một sự kiện của riêng bạn. Các thương hiệu sẽ có thêm một cách khác để đẩy mạnh độ nhận diện thương hiệu, tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn và củng cố quyền lực như một nhà lãnh đạo ngành.

Cách lập kế hoạch và triển khai một hội nghị ảo

Trước khi bắt đầu lập kế hoạch, hãy nghiên cứu và đưa ra quyết định về cách bạn sẽ quản lý dự án. Bạn có thể sử dụng kết hợp Trello và spreadsheets để quản lý công việc của mình.

Liệt kê tất cả các hoạt động trong Bảng quản lý dự án Trello để có cái nhìn toàn diện hơn về tiến trình thời gian, những việc cần làm vào trong hôm nay và thời gian sắp tới. Cũng nhờ thế mà người dùng có thể nắm bắt được tình huống nào cần ủy thác công việc cho người khác hoặc cần sự giúp đỡ từ trước.

Tất cả nội dung được tạo (bao gồm landing page, email đã gửi, bài đăng trên mạng xã hội, video,...) đều được liệt kê đầy đủ trong bảng tính quản lý nội dung. Nhờ vậy mà bạn có thể truy cập vào mọi yếu tố đó trong cùng một nơi mà không cần phải tìm kiếm.

Chiến dịch được thực hiện trong sáu giai đoạn:

• Xây dựng tầm nhìn
• Tiến hành tiếp cận diễn giả
• Tạo nội dung
• Đẩy mạnh quảng bá
• Chạy sự kiện
• Phân tích

Giai đoạn 1: Xây dựng tầm nhìn

Bạn muốn sự kiện của mình diễn ra như thế nào? Những chủ đề nên có trong sự kiện là gì? Đối tượng mục tiêu bạn muốn hướng đến là ai? Mục tiêu của bạn là bao nhiêu người đăng ký tham gia sự kiện?

Tất cả những điều trên đều đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình tìm kiếm diễn giả phù hợp cho sự kiện vì nó sẽ là những điểm cốt lõi giúp bạn bán được hàng. Xác định được đối tượng mục tiêu (hãy thử công cụ MakeMyPersona để trợ giúp điều đó) sẽ là bước đầu tiên giúp bạn tìm ra diễn giả phù hợp với chương trình. Hãy đảm bảo rằng cả bạn lẫn diễn giả đó đều mong muốn hướng tới cùng một đối tượng mục tiêu. Nếu đã có cho mình mục tiêu về lượng người tham gia dự kiến, hãy chia sẻ điều đó với các vị diễn giả để họ thấy được ý tưởng và khả năng tiếp cận mà họ có thể nhận được khi tham gia sự kiện của bạn, từ đó dễ dàng thuyết phục hơn.

Giai đoạn 2: Tiến hành tiếp cận diễn giả

Bước quan trọng nhất để xây dựng nên một hội nghị ảo có tính khả thi cao đó là việc tiếp cận thành công với các diễn giả trong ngành. Điều này sẽ có lợi cho bạn theo hai cách:

• Xây dựng được mối quan hệ thân thiết với các chuyên gia trong ngành.
• Liên kết hình ảnh thương hiệu với các chuyên gia giúp cho thương hiệu trở nên đáng tin cậy hơn.

Thành thật khuyên bạn nên nhờ các chuyên gia trong công ty phát biểu về các chủ đề có trong sự kiện và quảng bá sự kiện đó bằng cách trò chuyện hoặc phỏng vấn một chuyên gia khác, để biến nhân viên của bạn trở thành những nhà lãnh đạo tư tưởng đáng tin cậy nhất trong ngành.

Ví dụ, trong trường hợp này của tôi, mục tiêu cuối cùng là thực hiện một cuộc gọi video với những diễn giả mà tôi đã gửi thư ngỏ. Cuộc gọi video sẽ giúp bạn truyền đạt ý tưởng của sự kiện tốt hơn và cũng cho họ thấy bạn đã hào hứng như thế nào.

Đây là mẫu email mà tôi đã sử dụng:

Subject: Lời mời tham gia

Xin chào !

sẽ ra mắt , một sự kiện ảo dành cho vào và chúng tôi muốn gửi lời hợp tác tới anh/chị để trở thành diễn giả chính của sự kiện.

Chúng tôi cũng đang mời các chuyên gia hàng đầu trong khác để giúp thành công hơn, thông qua việc cung cấp thông tin hữu ích về .

Tôi đã xem bài nói chuyện của anh/chị về và nhận thấy anh/chị vô cùng phù hợp với đối tượng mục tiêu mà sự kiện đang hướng đến.

Nếu anh/chị có nhu cầu muốn trao đổi sâu hơn, chúng tôi luôn sẵn sàng trong các khung giờ khác nhau, linh hoạt để phù hợp hơn với lịch trình của anh/chị. Về phần mình, tôi mong muốn sớm có thể thảo luận với anh/chị về sự kiện này qua một cuộc gọi nhanh.

Hãy để lại phản hồi nếu anh/chị cảm thấy hứng thú và quan tâm đến sự kiện này. Và chúng ta có thể sắp xếp thời gian trong tuần này hoặc tuần sau để thảo luận chi tiết hơn.

Để tiện hơn trong quá trình trao đổi, tôi xin đính kèm liên kết dẫn đến lịch làm việc của tôi để chúng ta có thể thuận lợi sắp xếp thời gian bàn bạc ngay lập tức.

Trân trọng,

Khi lên kế hoạch cho cuộc họp, hãy đặt ra những mục tiêu cụ thể mà bạn buộc phải đạt được sau khi cuộc họp kết thúc:

• Giải thích về sự kiện và lý do bạn tổ chức nó
• Nhấn mạnh những quyền lợi mà diễn giả sẽ nhận được khi tham gia. (Ví dụ, chúng tôi nhấn mạnh rằng chúng tôi có thể tiếp cận tới hơn 10.000 nhân viên bán hàng và mỗi người trong số họ sẽ nhận được link liên kết đến landing page riêng, với các liên kết website và tài khoản trên mạng xã hội của họ.)
• Nói với diễn giả đó rằng sự kiện của bạn đã thành công hợp tác với các diễn giả khác để củng cố thêm niềm tin, gia tăng độ uy tín cho sự kiện, đồng thời chứng tỏ rằng nó rất đáng để tham gia.
• Nếu họ đã bắt đầu quan tâm, hãy nói về những điều mà bạn cần ở họ ngay lúc này. Một slide với đầy đủ tiêu đề và dàn bài sơ lược cho bài nói của họ, đi kèm định dạng họ thích (Q&A trực tiếp, ghi lại buổi phỏng vấn hay video bài giảng được ghi lại) là sự lựa chọn không tồi.
• Sau cuộc gọi/cuộc họp đó, hãy ngay lập tức gửi lại cho họ một email khác
• Email đó cần bao gồm những thứ sau:
  • Bản Meeting Minutes bao gồm chủ đề và định dạng bài nói của họ.
  • Đính kèm biểu mẫu thỏa thuận của diễn giả
  • Yêu cầu họ sẵn sàng cho buổi trò chuyện với người phỏng vấn, ghi âm lại và chạy khô
  • Đưa ra những deadlines cụ thể với từng đầu công việc

Đây là một mẫu mà tôi đã sử dụng:

Call Recap

Xin chào !

Cảm ơn anh/chị vì buổi trò chuyện ngày hôm nay và chúng tôi rất vui khi anh/chị đã đồng ý hợp tác cùng chúng tôi trong sự kiện này. Đây là bản tóm tắt những gì cả hai bên đã cùng thảo luận trước đó - nếu cần bổ sung thêm gì đừng ngại liên hệ lại với chúng tôi:

• Tiêu đề phần thảo luận:
• Mô tả phần thảo luận:
• Định dạng:
• Những gì tôi cần ở anh/chị trước :
  • Đoạn giới thiệu ngắn gọn (tối đa 200 từ)
  • Ảnh chụp cá nhân
  • Website anh/chị muốn chúng tôi liên kết đến
  • Sơ lược về bản trình bày của anh/chị

Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn anh/chị về buổi trao đổi hợp tác ngày hôm nay! Nếu còn bất cứ thắc mắc gì, hãy liên hệ lại với tôi qua email này để được giải đáp kỹ hơn.

Chúc anh/chị một tuần làm việc tuyệt vời!

Trân trọng,

Một tuần sau, khi theo dõi lại tất cả các mục đó, tôi nhận thấy rằng các diễn giả thật sự rất bận và bạn sẽ phải mất thêm một vài cuộc gọi và email được gửi đi nữa để có thể thu thập đầy đủ những thông tin chi tiết đó từ họ. Đó là lý do tại sao tôi khuyên bạn nên bắt đầu quy trình này ít nhất hai tháng trước khi sự kiện bắt đầu.

Một số diễn giả sẽ yêu cầu một template thông tin với nhiều chi tiết hơn. Bạn có thể dựa vào mẫu này để tạo ra template cho riêng mình.

Giai đoạn 3: Tạo nội dung

Trên bảng Trello của mình, tôi đã đặt ra các mốc thời gian để quy định về thời điểm xây dựng tất cả các nội dung và sử dụng bảng tính để theo dõi hành trình đó từ lúc khởi tạo cho tới khi hoàn thiện.

Landing page

Landing page sẽ là điểm thu hút của sự kiện, hấp dẫn ánh nhìn của cả diễn giả lẫn người tham dự. Một Landing page nếu muốn đạt được hiệu quả thu hút cao cần phải thể hiện được sự sắc nét.

Bên dưới, bạn có thể thấy phần Trang chủ, Agenda pages, Session pages đã được tạo sẵn cho sự kiện Inbound Sales Day.

• Trang chủ nêu bật lợi ích của việc tham dự và các diễn giả có mặt trong sự kiện,.
• Agenda pages chia sẻ thêm thông tin chi tiết về những chủ đề sẽ được thảo luận và những nội dung chính có trong mỗi cuộc nói chuyện. Điều này giúp người xem có cơ hội biết ai sẽ là người phát biểu và thực hiện nghiên cứu hoặc chịu trách nhiệm liên hệ với những influencers trước ngày diễn ra sự kiện.
• Session pages là một nơi thú vị. Mỗi video đều được xây dựng trên một landing page riêng trên miền HubSpot để người xem không phải rời khỏi trang web mới có thể xem nội dung. Chúng tôi đã phát triển hơn hai chục trang như thế này.

Lưu trữ video

Tôi khuyên bạn nên sử dụng Youtube Live để phát video trực tiếp và lưu trữ tất cả video vì điều đó sẽ giúp bạn tận dụng được lợi thế của SEO video. Sau đó, hãy nhúng tất cả các video đó vào landing page để mọi người không phải rời khỏi trang web để xem nội dung.

Sản xuất video

Có ba định dạng phiên khác nhau và mỗi định dạng sẽ yêu cầu các biện pháp chuẩn bị khác nhau. Dưới đây là quy trình đối với từng định dạng:

Live Q&A

• Diễn giả chọn chủ đề
• MC nghiên cứu các tài liệu trực tuyến của diễn giả (blog, video, phỏng vấn) và tạo Google Tài liệu bao gồm các câu hỏi soạn sẵn
• Giới thiệu diễn giả với MC chịu trách nhiệm điều phối chương trình qua email và thực hiện cuộc gọi để hai bên hiểu nhau hơn
• Cùng nhau xem lại danh sách các câu hỏi và suy nghĩ thêm về các câu hỏi khác
• Chọn ra năm câu hỏi soạn sẵn được đánh giá cao nhất để hỏi trong trường hợp không có câu hỏi trực tiếp
• Một tuần trước sự kiện trực tiếp diễn ra, hãy gọi cho diễn giả để kiểm tra lần cuối (cuộc họp được tổ chức trên Youtube Live cá nhân để họ hiểu hơn về cách đăng nhập)
• Phát trực tiếp: Diễn giả dự kiến ​​sẽ đăng nhập Youtube Live trước một giờ để kiểm tra âm thanh và video, xem lại các điểm thảo luận với máy chủ HubSpot và củng cố quan hệ với sự kiện.

Ghi lại cuộc phỏng vấn

• Diễn giả chọn chủ đề
• Nghiên cứu tài liệu trực tuyến của họ (blog, video, phỏng vấn) và tạo Google Tài liệu gồm các câu hỏi soạn sẵn
• Giới thiệu diễn giả với MC chịu trách nhiệm điều phối sự kiện qua email và kết nối để 2 bên trao đổi kỹ hơn qua điện thoại.
• Cùng nhau xem lại agenda bài nói và xem đi xem lại về những chủ đề mà diễn giả muốn đề cập
• Thống nhất năm câu hỏi mà người phỏng vấn sẽ hỏi để định hướng buổi chia sẻ.
• Đăng nhập vào link diễn ra sự kiện trước 1 giờ đồng hồ để có đủ thời gian kiểm tra âm thanh và video, xem xét các điểm nói chuyện và record lại sự kiện ít nhất hai lần (trong trường hợp lần chạy đầu tiên quá khó).

Bài giảng được ghi lại

• Diễn giả chọn chủ đề và cung cấp dàn ý của bài chia sẻ
• Phản hồi về agenda bài nói dựa trên những gì mà đối tượng mục tiêu quan tâm và feedback lại.
• Hai tùy chọn record sự kiện:
  • Đặt trước một giờ thời gian diễn ra sự kiện để ghi lại phần chia sẻ trực tiếp được phát trên Youtube Live.
  • Tự quay và gửi video

Biểu mẫu gửi câu hỏi

Đối với các sự kiện trực tiếp, chúng tôi đã tạo Biểu mẫu Google sẵn có để mọi người gửi câu hỏi trước khi sự kiện diễn ra. Các câu hỏi này sẽ được sử dụng để thảo luận trong các phần có liên quan.

Hình ảnh trên mạng xã hội

Mục tiêu rõ ràng của các bức ảnh trên mạng xã hội chính là việc khiến người dùng không ngừng lướt newfeed của thương hiệu và đọc nội dung diễn ra trong sự kiện. Vậy nên chúng tôi đã sử dụng một hình ảnh GIF nhấp nháy kèm theo hình ảnh của diễn giả.

Giai đoạn 4: Quảng bá

Cũng như quá trình phân phối nội dung nói chung, đây là giai đoạn khó khăn nhất của cả quá trình. Chúng tôi đã dựa vào nguồn tài nguyên của các diễn giả rất nhiều khi yêu cầu họ quảng bá sự kiện với danh sách email của họ, trên blog và các trang mạng xã hội.

Diễn giả: Email, Blog & Mạng xã hội

Chúng tôi yêu cầu mỗi diễn giả gửi email đến danh sách sẵn có của họ, viết một bài đăng trên blog và đăng bài liên quan đến sự kiện lên khắp các trang mạng xã hội. Chúng tôi đã giúp đỡ các diễn giả quảng bá sự kiện này theo cách dễ dàng nhất có thể, bằng cách cung cấp các gói quảng cáo cho diễn giả. Trong gói đó, nội dung email, bài đăng trên blog, bài đăng trên mạng xã hội và hình ảnh đã được cung cấp đầy đủ và tất cả những gì diễn gải phải làm chỉ pà copy&paste và chèn hình ảnh.

Chúng tôi cũng cung cấp cho mỗi diễn giả link liên kết duy nhất trong các bài đăng để sử dụng chúng trong các bài đăng quảng cáo. Nó sẽ là bằng chứng chứng minh được mức độ quan tâm của mỗi diễn giả và số lượng đăng ký mà họ đã đóng góp.

Bài đăng trên blog

Nghĩ ra các chủ đề bài đăng trên blog dựa trên các chủ đề mà diễn giả sẽ thảo luận trong sự kiện, từ đó đưa ra quy trình xuất bản cho các bài đăng quảng cáo. Nếu đã có lịch đăng bài nhất định (content calendar), hãy tránh đăng các bài quảng cáo liên tục mà thay vào đó, hãy đăng xen kẽ với các bài đăng khác và đăng theo định kỳ.

Bài đăng trên mạng xã hội

Bạn nên gặp nhóm phụ trách Truyền thông trên Mạng xã hội khoảng 2 tháng trước khi sự kiện ra mắt để thảo luận về chiến dịch này và đưa ra một quy trình quảng cáo phù hợp cho từng kênh.

Tôi đã sử dụng bảng tính để sắp xếp tất cả các bài đăng trên mạng xã hội. Và quản lý hàng loạt bài viết số lượng lớn và lên lịch các bài đăng theo từng đợt và mỗi ngày.

Chiến lược quảng cáo sẽ khác nhau tùy thuộc vào những kênh bạn có thể triển khai. Tôi đã ngồi cùng nhóm của mình và suy nghĩ xem chiến thuật quảng cáo nào khả thi nhất. Một vài trong số đó bao gồm các yêu cầu sau:

• Pop-up forms hiện lên trên các trang web có lượt traffic cao
• Đính kèm CTA trên trang chủ
• Xây dựng các bài đăng trên các nhóm LinkedIn và Slack có liên quan
• Chèn liên kết đến sự kiện trong phần chữ ký email của đại diện bán hàng

Giai đoạn 5: Khởi chạy

Vào đêm trước khi ra mắt, hãy đảm bảo:

• Tất cả các video đã quay đều được lưu trữ trên YouTube
• Các landing page chứa video đều đã được kiểm tra
• Lên lịch gửi reminder email để nhắc người đăng ký nhớ theo dõi sự kiện.
• Các email được lên lịch trước để thông báo cho diễn giả đăng nhập YouTube Live  một giờ trước khi phát sóng.

Vào ngày diễn ra sự kiện:

• Theo dõi số thẻ bắt đầu bằng # trên mạng xã hội nếu có
• Theo dõi email liên tục để giải đáp thắc mắc nếu mọi người gặp khó khăn khi truy cập sự kiện

Giai đoạn 6: Phân tích

Để chứng minh rằng hội nghị ảo xứng đáng với thời gian và nỗ lực bạn bỏ ra, hãy phân tích lượng truy cập và đăng ký bạn nhận được, đồng thời là số lượt xem video và gửi khảo sát cho những người đăng ký để thu thập feedback.

Cách tốt nhất để chứng minh giá trị đạt được là quy về vấn đề doanh thu. Bạn đã nhận được bao nhiêu khách hàng tiềm năng đủ điều kiện (qualified leads) và giá trị tiền tệ của nhóm khách hàng tiềm năng đó là bao nhiêu? Bạn đã nhận được bao nhiêu lượt đăng ký phần mềm mới và giá trị của mỗi lần đăng ký là bao nhiêu? Bạn đã nhận được bao nhiêu khách hàng mới và họ đang trả cho bạn bao nhiêu?

Các bài học và lời khuyên bổ ích để tổ chức nên một hội nghị ảo

Chúng ta luôn có thể làm tốt hơn những gì chúng ta đã làm và dưới đây là những lời khuyên bổ sung giúp bạn rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau:

Sự kiện phải phù hợp với bộ phận bán hàng

Không thể phủ nhận rằng các hội nghị ảo như thế này sẽ rất tốt trong việc hỗ trợ bán hàng. Các đại diện bán hàng có thể sử dụng hội nghị như một phần nội dung để chia sẻ với các khách hàng tiềm năng và nó sẽ rất hữu ích. Cũng tốt khi cho các đại diện sales biết về sự kiện này và cách giới thiệu về nó nếu chẳng may có khách hàng tiềm năng nào gọi điện và hỏi về sự kiện

Mời các diễn giả đã có sẵn lượng fan hâm mộ lớn

Điều này có vẻ sẽ khó khăn hơn đối với các sự kiện được tổ chức lần đầu tiên vì khi đó bạn mới bắt đầu phát triển uy tín cho sự kiện của mình. Nhưng dù thế nào, hãy cố gắng mời được những diễn giả có lượng fan hâm mộ nhiều nhất có thể. Sẽ tốt hơn nếu bạn có thể khiến họ cam kết thu hút được một số lượng đăng ký nhất định.

Có một kế hoạch sau sự kiện

Điều tuyệt vời nhất mà bạn sẽ nhận được sau sự kiện là một danh sách dài thông tin đăng ký sự kiện. Vậy bạn sẽ làm gì với nó sau sự kiện? Hãy lên kế hoạch thắt chặt thêm mối quan hệ với những người đăng ký đó, cho dù là gửi thêm nội dung về buổi thảo luận trước đó, giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của thương hiệu hay đơn giản là thu thập feedback cho sự kiện. Cho dù là gì thì cũng nên làm chứ đừng để nó bị ngưng đột ngột như vậy.

Tạo các bài đăng dự đoán trước khi sự kiện diễn ra

Làm cách nào để thu hút những người đăng ký chia sẻ về sự kiện trước khi sự kiện diễn ra? Có nên là một cuộc thi hay một chương trình giveaway nào đó không? Ngoài ra thì, làm thế nào để thu hút người đăng ký tương tác với các diễn giả trước sự kiện? Trả lời những câu hỏi đó sẽ giúp bạn có được đáp án mong muốn.

Kết

Trong bối cảnh các công ty đều đang nỗ lực làm việc để có được chỗ đứng vững chãi trong ngành, đồng thời Marketing cũng liên tục phát triển để tạo ra nhiều nội dung video hơn, các hội nghị ảo (virtual conference) sẽ ngày càng trở nên phổ biến hơn. Và giống như bất kỳ chiến thuật tiếp thị nào, khi các hội nghị ảo trở nên phổ biến hơn, các phương tiện khác sẽ trở nên kém hiệu quả hơn. Còn chần chừ gì mà không tổ chức ngay một hội nghị ảo đầu tiên để vượt xa các đối thủ cạnh tranh và đạt được lợi thế là người đi trước. Chúc các bạn may mắn.

Tô Linh - MarketingAI

Theo HubSpot

• Tổng quan về 10 bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện