Những điều cần biết về hồ sơ năng lực – “Tấm vé” trong cạnh tranh của mọi công ty

Trong cạnh tranh, việc tự khẳng định và ghi ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng là điều vô cùng quan trọng đối với bất kỳ thương hiệu hay công ty nào, đặc biệt là đối các các công ty thường tham gia đấu thầu. Hồ sơ năng lực chính là một tài liệu giới thiệu về công ty một cách đầy đủ và tổng quát nhất, nhằm truyền tải thông tin đến khách hàng, đối tác lớn. Vậy hồ sơ năng lực là gì? Hồ sơ năng lực bao gồm những gì? Vai trò của bộ hồ sơ năng lực như thế nào? Hãy cùng MarketingAI tìm hiều câu trả lời trong bài viết.

Hồ sơ năng lực là gì? Hồ sơ năng lực bao gồm những gì? (Ảnh: iStock)

Hồ sơ năng lực là gì?

Hồ sơ năng lực là tài liệu để doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng, đối tác, trong các cuộc đấu thầu. Hồ sơ năng lực cho khách hàng thấy được những điểm đặc trưng nổi bật nhất của doanh nghiệp, những thế mạnh mà những công ty khác không có được. Công ty cần định hướng được rõ ràng những nội dung cần nhấn mạnh, đạt được hiệu quả cao hơn đối với khách hàng, đối tác để đưa vào hồ sơ năng lực của mình.

Vai trò của bộ hồ sơ năng lực

Đối với mỗi doanh nghiệp, hồ sơ năng lực công ty có thể được sử dungh để thực hiện nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên, một số vai trò quan trọng của một bộ hồ sơ năng lực mang lại trước tiên là giúp các khách hàng nắm bắt được các thông tin về công ty một cách nhanh chóng. Hồ sơ năng lực đóng vai trò “quảng cáo” một cách khéo léo những năng lực, thành tích, sản phẩm/dịch vụ nổi bật của công ty trước khách hàng. Hồ sơ năng lực là một tài sản có giá trị sử dụng cao, ngay cả khi công ty đã có một website hấp dẫn, bạn vẫn cần có một hồ sơ năng lực để khách hàng có thể mang theo và tham khảo bất cứ lúc nào.

Vai trò của bộ hồ sơ năng lực. (Ảnh: Influencive)

Đặc biệt, trong đấu thầu thì hồ sơ năng lực là ấn phẩm tối quan trọng để doanh nghiệp sử dụng. Nếu như trước khia, chỉ có các công ty xây dựng, bất động sản mới chú ý đến hồ sơ năng lực thì ngày nay, bất kể lĩnh vực ngành nghề nào doanh nghiệp cũng cần và nên thiết kế hồ sơ năng lực cho riêng mình. Trong những triển lãm hay buổi dự thầu, khi bạn không có quá nhiều thời gian để giao tiếp với khách hàng thì hồ sơ năng lực ấn tượng sẽ thay thế phần nào nhiệm vụ giao tiếp và thuyết phục khách hàng của bạn

Hồ sơ năng lực bao gồm những gì?

Với những vai trò quan trọng như đã nêu trên, vậy hồ sơ năng lực bao gồm những gì?

Bắt đầu với vai trò của công ty bạn

Hồ sơ công ty cũng giống như các loại văn bản kinh doanh khác. Nếu bạn muốn nó thu hút sự chú ý, hãy dẫn đầu với những gì trong đó cho những người khác khi họ làm ăn với bạn. Hãy nghĩ lại câu tuyên bố thương hiệu một câu của công ty bạn hay lý do mà công ty bạn tồn tại để hoàn thành sứ mệnh gì cho các khách hàng và xã hội. Bạn cần gây ấn tượng tốt ngay từ câu đầu tiên trong hồ sơ công ty của bạn.

Đưa ra giá trị của công ty bạn

Khi khách hàng đã biết được vai trò và sứ mệnh của công ty bạn, đó là thời gian để họ tìm hiểu cách bạn làm điều đó. Khi chi phí và tính năng không phân biệt một nhà cung cấp với nhà cung cấp khác, người ra quyết định tìm kiếm các giá trị cộng hưởng với họ.

Hồ sơ năng lực bao gồm những gì để đưa ra giá trị công ty. (Ảnh: Pinterest)

Ở đây, bạn có thể bao gồm những thứ như tầm nhìn của bạn cho trách nhiệm của công ty hoặc một số tổ chức cộng đồng mà bạn đã làm việc cùng. Chỉ cần nhớ rằng đây không phải là một danh sách đầy đủ, chỉ đủ để khơi dậy sự tò mò và cho thấy bạn đang suy nghĩ về chủ đề.

Thông tin liên hệ của bạn

Thông tin liên hệ là điều cần thiết cho bất kỳ hồ sơ công ty nào. Chi tiết liên hệ không chỉ giúp mọi người thực hiện hành động đối với tiểu sử của bạn mà còn giúp bạn có được khả năng hiển thị trong SEO địa điểm.

Liệt kê một số khách hàng hàng đầu của bạn

Cho dù bạn đang ở trong B2B hay B2C, mọi người đều muốn biết rằng các đối tác của công ty bạn đã thành công với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn như thế nào. Doanh nghiệp B2B có lợi thế ở đây, vì họ có thể dễ dàng chọn công ty lớn nhất, giàu có nhất hoặc có uy tín nhất mà họ đã làm việc cùng.

Hồ sơ năng lực bao gồm những gì? – Các khách hàng điển hình. (Ảnh: awhy.it)

Trong B2C, công ty bạn có vô số các khách hàng và khó có thể lấy điển hình một vài khách hàng cụ thể nào. Bạn có thể đưa ra các con số về các khách hàng bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

• Có bao nhiêu khách hàng đã sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn?
• Các khách hàng mục tiêu có điểm gì chung?
• Phần trăm khách hàng nói họ hài lòng như thế nào?
• Tỷ lệ phần trăm khách hàng lặp lại là bao nhiêu?

Đừng quên lời kêu gọi hành động

Mọi người thường sẽ không thực hiện bước tiếp theo, ngay cả khi họ biết chính xác nó là gì, trừ khi bạn hỏi họ. Hồ sơ năng lực cũng giống như bạn đang Marketing một sản phẩm. Bạn cần gợi sự tò mò của khách hàng, giúp họ thấy họ cần đến công ty bạn và kêu gọi họ lựa chọn chính công ty bạn chứ không phải doanh nghiệp nào khác.

Hồ sơ năng lực bao gồm những gì? – Lời kêu gọi hành động. (Ảnh: Salesforce)

Lời kêu gọi hành động có thể là những câu đơn giản như “Truy cập trang web của chúng tôi” hoặc “Liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết” nhưng đóng vai trò vô cùng cần thiết.

Các phần thường có của một hồ sơ năng lực

Các phần thường có của một hồ sơ năng lực. (Ảnh: Pinterest)

Thông tin chung về công ty

1. Tên công ty
2. Năm thành lập
3. Giấy phép kinh doanh
4. Quyết định thành lập công ty
5. Trụ sở chính
6. Địa chỉ
7. Website
8. Các ngành kinh doanh chính
9. Sơ đồ tổ chức
10. Thành tích, bằng khen, giấy chứng nhận (nếu có)

Năng lực nhân sự

1. Danh sách cán bộ
2. Trình độ chuyên môn
3. Bằng cấp

Năng lực thiết bị, máy móc

1. Danh sách máy móc thiết bị phương tiện
2. Số l­ượng máy
3. Tính năng, công suất máy
4. Tài sản, vật chất
5. Báo cáo tài chính (thường là 3 năm gần nhất) bao gồm: doanh thu, lợi nhuận,…

Năng lực kinh nghiệm thực hiện các công việc theo yêu cầu của khách hàng

• Thi công xây dựng, cung cấp dịch vụ, tư vấn…
• Danh sách khách hàng
• Danh sách các dự án đã triển khai

Kết luận

Trên đây là những phần quan trọng, cũng như các đề mục cần có của hồ sơ năng lực đầy đủ trẻ lời cho băn khoăn “Hồ sơ năng lực bao gồm những gì?”. Công ty nào cũng cần chú trọng tới hồ sơ năng lực để tăng cảm nhận về tính chuyên nghiệp của công ty thông qua nội dung và hình ảnh xuyên suốt. Chủ doanh nghiệp cũng cần chú ý hồ sơ năng lực cần phải đạt tiêu chí cần ngắn gọn, xúc tích nhưng đầy đủ và có cá tính riêng.