PO là gì? Phân tích sự khác nhau giữa PO và hóa đơn (Invoice)

Khánh Khiêm - Mar 22, 2019

icon viewed 5.8k views

Bài viết liên quan

PO và Invoice là tài liệu mà gần như mọi bộ phận tài chính giao dịch và xử lý hàng ngày. Vậy PO là gì và PO khác gì với Invoice (hay còn gọi là hóa đơn trong doanh nghiệp). Tại sao chúng là một phần quan trọng của quy trình tài chính trong doanh nghiệp? Tất cả sẽ được Marketing AI giải đáp trong bài viết dưới đây.

PO là gì?

PO là viết tắt của cụm từ Tiếng Anh là Purchase order – có nghĩa là đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng (PO) là xác nhận chính thức của đơn hàng. Đó là một tài liệu được gửi từ người mua đến một nhà cung cấp để ủy quyền cho phép mua hàng.

Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ và phải bao gồm tất cả các chi tiết về giao dịch của doanh nghiệp, bao gồm giá trên mỗi đơn vị hai bên mua bán đã đàm phán, cũng như số lượng của từng mặt hàng được mua, bao gồm các chi tiết như kiểu dáng, màu sắc… Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng nên được đánh số duy nhất để việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai được dễ dàng hơn và khớp với hồ sơ vận chuyển.

Đây là một đơn đặt hàng (PO) mẫu:

PO là gì? Phân tích sự khác nhau giữa PO và hóa đơn (Invoice)

PO là gì? – Mẫu đơn đặt hàng (Ảnh: Purchase Control) 

>>> Đọc thêm: ROI là gì?

Những lý do khiến các doanh nghiệp sử dụng PO là gì?

Đến đây chắc hẳn bạn đã hiểu được PO là gì? rồi đúng không. Cho dù quy mô của doanh nghiệp có nhỏ hay là một tổ chức lớn với bộ phận mua hàng đầy đủ, các đơn đặt hàng được sử dụng vì nhiều lý do:

  • Đặt kỳ vọng rõ ràng: PO cho phép người mua làm rõ nhu cầu của họ cho các nhà cung cấp. Cả hai bên có thể sử dụng chúng trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao như mong đợi.
  • Giúp quản lý đơn hàng: PO cung cấp cho nhóm mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng đang đến hay chờ xử lý, cho phép họ theo dõi và quản lý đơn hàng hiệu quả hơn.
  • Giúp lập ngân sách: Khi một đơn đặt hàng được tạo, người mua có thể tính các chi phí này vào ngân sách của công ty và do đó, chi tiêu khôn ngoan hơn.
  • Mang tính ràng buộc về mặt pháp lý: Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, PO có thể đóng vai trò là tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý, nhưng chỉ sau khi được nhà cung cấp chấp nhận.
  • Chúng là một phần quan trọng của con đường kiểm toán: Kiểm toán viên luôn tìm kiếm sự khác biệt về tài chính để doanh nghiệp cần sửa đổi. Do đó việc phát hành, xử lý và ghi đơn đặt hàng đảm bảo doanh nghiệp chi tiêu đúng đắn và hợp lý để các kiểm toán viên không thể bắt bẻ được.

Những lợi ích trên được hướng đến người mua, nhưng đơn đặt hàng cũng là tài liệu quan trọng cho các nhà cung cấp. Các nhà cung cấp sử dụng chúng để thực hiện đơn hàng và xử lý thanh toán dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều.

>>> Đọc thêm: Nghiệp vụ bán hàng là gì?

Hóa đơn (invoice) là gì? Đơn đặt hàng khác gì với hóa đơn trong doanh nghiệp?

Hóa đơn bán hàng (invoice) chính là tài liệu được gửi bởi nhà cung cấp sản phẩm hay dịch vụ cho người mua. Hóa đơn thiết lập nên một nghĩa vụ về phía người mua phải trả, tạo nên một tài khoản phải thu. Có thể nói theo một cách dễ hiểu, hóa đơn là một văn bản để xác thực thỏa thuận giữa người mua và người bán hàng hóa hay dịch vụ.

Các phần thông thường trong hóa đơn bao gồm:

  • Ngày mà hóa đơn được tạo: Nếu doanh nghiệp có các điều khoản (thời hạn thanh toán), họ sẽ muốn bao gồm ngày để khách hàng biết khi nào đến hạn thanh toán.
  • Tên, địa chỉ của nhà cung cấp và khách hàng. Hóa đơn trong phần mềm kế toán có thể chỉ yêu cầu email của khách hàng nhưng vẫn nên bao gồm địa chỉ thực và số điện thoại trong trường hợp doanh nghiệp cần gửi thư hoặc tài liệu thực hoặc khảo sát khách hàng.
  • Tên liên lạc cụ thể của các cá nhân ở hai doanh nghiệp (hoặc cũng có thể doanh nghiệp và cá nhân). Đó là một quy tắc quan hệ khách hàng tốt.
  • Mô tả những mặt hàng đã được mua, sản phẩm hay dịch vụ, bao gồm giá cả và số lượng. Thường thì doanh nghiệp sẽ có mô tả mục tiêu chuẩn và số lượng hàng tồn kho. Nhưng hãy càng cụ thể và chi tiết càng tốt khi tạo hóa đơn.

Đây là một hóa đơn mẫu:

PO là gì? Phân tích sự khác nhau giữa PO và hóa đơn (Invoice)

Invoice là gì? Po là gì trong kinh doanh? (Ảnh: Purchase Control) 

Điểm giống nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO) là gì?

Cả hai tài liệu đều là hợp đồng ràng buộc pháp lý. Điều này có nghĩa là thỏa thuận đã được thực hiện bởi cả người mua và nhà cung cấp, và các hành động mà họ đưa ra trong cả hai tài liệu đều là bắt buộc.

Ngoài ra, cả PO và hóa đơn đều bao gồm chi tiết đơn hàng, thông tin gửi thư và giá cả. Hóa đơn cũng bao gồm số hóa đơn, thông tin liên hệ của nhà cung cấp, điều chỉnh thanh toán (tín dụng hoặc giảm giá), lịch thanh toán và tổng số tiền do nhà cung cấp. Số PO cũng thường được đưa vào hóa đơn làm tài liệu tham khảo.

Điểm khác nhau giữa hóa đơn và đơn đặt hàng (PO)

  • Đơn đặt hàng được người mua chuẩn bị khi họ đặt hàng hoặc dịch vụ, trong khi hóa đơn được tạo bởi người bán để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa được bán.
  • Đơn đặt hàng được gửi cho người bán, trong khi hóa đơn được gửi cho người mua.
  • Đơn đặt hàng liệt kê chi tiết đơn hàng và ngày giao hàng của đơn hàng, trong khi hóa đơn bao gồm giá của đơn hàng, điều khoản và điều kiện thanh toán và ngày đến hạn thanh toán.
  • Đơn đặt hàng được tạo khi khách hàng đặt hàng, trong khi hóa đơn được tạo sau khi đơn hàng hoàn tất.
  • Một đơn đặt hàng nêu rõ chi tiết hợp đồng mua bán, trong khi hóa đơn để xác nhận việc bán hàng.

Kết luận:

Như vậy trên đây là chia sẻ giúp bạn hiểu được PO là gì? Cũng như sự khác và giống nhau giữa Hóa đơn và đơn đặt hàng đây là một phần quan trọng trong quy trình bán hàng, mua hàng của công ty. Hiểu vai trò của hóa đơn và đơn đặt hàng mua là rất quan trọng đối với bất kỳ cá nhân tham gia mua hàng hóa hoặc dịch vụ thay mặt cho một tổ chức. Sự khác biệt chính giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là đơn đặt hàng được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để đặt hàng trong khi hóa đơn được gửi từ nhà cung cấp đến người mua để yêu cầu thanh toán đơn hàng.

Nguồn: Purchase Control

LIÊN HỆ

Bài trước đó

Bạn đã nghe về Dark Social - mặt tối của Social Media hiện nay

Bài tiếp theo

Câu chuyện kinh doanh từ người đàn ông giàu nhất thế giới - Jeff Bezos

nội dung tương tự