Outsourcing là gì? Tại sao doanh nghiệp cần thuê ngoài dịch vụ?

Lựa chọn một đơn vị tư vấn, booking agency vẫn được các doanh nghiệp lớn nhỏ nhắc đến như một giải pháp hiệu quả. Những liệu bạn đã hiểu bản chất thực sự của outsourcing chưa? Outsourcing là gì? Và những lưu ý nào cần có khi thực hiện outsourcing?

Outsourcing là gì?

Thuê ngoài dịch vụ (Outsourcing) là hình thức sử dụng những nguồn lực bên ngoài để thực hiện công việc mà đáng nhẽ ra nhân viên trong công ty cần đảm nhận. Thuê ngoài là phương án chuyển giao lại công việc cho người cung cấp dịch vụ có chất lượng và chuyên môn cao. Trong một số trường hợp, thuê ngoài còn bao gồm cả việc chuyển những nhân viên trong doanh nghiệp sang công ty làm dịch vụ thuê ngoài. Vậy đâu là lý do để doanh nghiệp sử dụng nguồn lực bên ngoài trong hoạt động marketing của mình?

Lý do doanh nghiệp lựa chọn outsourcing là gì?

Có rất nhiều lí do khiến các doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài để thực hiện một vài công việc nhất định. Những lí do phổ biến nhất chính là:

• Giảm thiểu và quản lí tốt hơn chi phí.
• Nâng cao chuyên môn chính của công ty.
• Hợp tác với những công ty đứng đầu.
• Khai thông nguồn lực bên trong cho nhiều mục đích.
• Nâng cao chất lượng những công việc tốn thời gian.
• Tận dụng tối đa những nguồn lực bên ngoài.
• San sẻ rủi ro với những công ty đối tác.

Những lí do doanh nghiệp nên lựa chọn outsourcing là gì? (Ảnh:techtalk.vn)

Tuy nhiên, những lí do này chưa đủ để tạo nên một chương trình thuê ngoài thành công. Thực tế, doanh nghiệp cần chắc chắn đã xem xét những yếu tố liên quan và có khả năng đáp ứng yêu cầu cần thiết để thuê ngoài thành công.

Yêu cầu cần thiết để outsourcing thành công

Thời điểm trước, doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ thuê ngoài bởi giới hạn về chi phí hay cắt giảm nhân sự. Hiện nay, nhà quản trị có cái nhìn chiến lược hơn về chuyện thuê ngoài dịch vụ.Theo đó, họ tập trung thực hiện những hoạt động mang lại giá trị, giúp doanh nghiệp tập trung và tận dụng lợi thế cạnh tranh vốn có trên thị trường.

Để thuê ngoài thành công, doanh nghiệp cần:

• Làm rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp
• Tầm nhìn và chiến lược tổng quan
• Sản phẩm chính của doanh nghiệp
• Quản trị mối quan hệ
• Đưa ra bản cam kết và hợp đồng chặt chẽ
• Mở rộng mối quan hệ với các bên liên quan
• Sự can thiệp và hỗ trợ của nhà quản trị có kinh nghiệm
• Quan tâm tới những vấn đề về nhân sự
• Chứng minh tài chính ngắn hạn

Hãy tìm hiểu sâu hơn về hai trong số những yêu cầu trên đó là: mở rộng mối quan hệ và sự hỗ trợ của nhà quản trị có kinh nghiệm.

Outsourcing là gì? Có cần hay không networking khi thực hiện outsourcing? (Ảnh: Pinterest)

1. Mở rộng mối quan hệ

Mở rộng mối quan hệ và thực hiện hỗ trợ đóng góp một phần quan trọng trong quy trình  thuê ngoài thành công. Ngoài ra, doanh nghiệp nên dành sự chú ý cho Cam kết chất lượng dịch vụ (Service Level Agreement – SLA).

Dù kết quả của những thỏa thuận thuê ngoài thế nào, việc quản lí thay đổi là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của việc thuê ngoài. Bước đầu tiên trong quy trình thuê ngoài là đánh giá những yêu cầu của các bên liên quan, và trong thời gian này, việc mở rộng mối quan hệ rất cần thiết.

2. Hỗ trợ hành chính

Mục tiêu chiến lược như kế hoạch mà công ty thuê ngoài dịch vụ đưa ra phải xuất phát từ vị thế của doanh nghiệp. Những nhà quản trị phải chia sẻ mục tiêu, mong muốn khi outsourcing và giúp công ty dịch vụ thuê ngoài hiểu quy trình này mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp.

Những nhà quản lý ngày nay thấy được và nhận ra rằng trách nhiệm của công ty outsourcing là đảm bảo sự thành công cho kế hoạch tiếp diễn cho đến khi hợp đồng hết hạn. Tuy nhiên, vẫn sẽ có những trường hợp ngoại lệ.

Làm thế nào để tránh thất bại khi thực hiện outsourcing?

Theo The Gartner Group, chính sự thiếu chắc chắn và thiếu chú ý tới những chi tiết quan trọng dẫn tới hệ quả là 25% hợp đồng thuê ngoài sẽ phải tái kí hoặc bị hủy trong vòng 3 năm. Điều này cho thấy rằng, giữ và quản lý mối quan hệ tốt thực sự quan trọng. Những nhà quản trị phải luôn tham gia, góp mặt trong suốt thời gian diễn ra hợp đồng.

Không chỉ cần phải chỉ rõ và giải quyết vấn đề phát sinh, nhà quản trị cần gặp và bàn bạc với công ty dịch vụ thuê ngoài vào thời điểm thích hợp. Những cuộc gặp nên được tổ chức ở cấp độ điều hành để bàn về việc thực thi hợp đồng thuê ngoài trên thực tế, chỉ ra và giải quyết mọi vấn đề gặp phải và thỏa thuận những thay đổi để đảm bảo sự hài lòng của hai bên.

Kết luận

Thuê ngoài là hình thức hữu hiệu khi nguồn lực hữu hạn và chạy các chiến dịch ngắn cần có các agency có chuyên môn cao. Hiểu được bản chất outsourcing là gì và những lưu ý khi sử dụng sẽ tránh được những xung đột không cần thiết giữa client và agency.

Minh Phương – Marketing AI

Theo thebalance.com