Làm thế nào để tổ chức một buổi Webinar thành công?

Tổ chức hội nghị hội thảo là một sự kiện quan trọng, mang tính quyết định tới sự phát triển và thăng tiến của doanh nghiệp. Đây vừa là hình thức quảng bá sản phẩm, dịch vụ vừa là cách để chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng chính thức của mình. Ngoài ra trong những buổi hội thảo còn là dịp để tri ân khách hàng thân thiết và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới cho công ty. Đặc biệt là trong thời gian gần đây, khi dịch bệnh Covid-19 với những diễn biến bất thường, khuyến cáo mọi người không nên tụ tập chỗ đông người thì việc tổ chức một buổi hội thảo qua mạng - hay còn gọi là webinar là điều hoàn toàn hợp lý. Vậy làm thế nào để tổ chức webinar thành công và mang lại doanh số bán hàng cao cho công ty? 

Webinar giúp doanh nghiệp tạo ra doanh số

Theo InsideSales.com, 73% các nhà lãnh đạo Marketing và Sales nói rằng Tổ chức webinar là một trong những cách tốt nhất để tạo ra các khách hàng tiềm năng chất lượng. Tại sao vậy?     

• Webinar tính tương tác cao: Theo GoToWebinar, thời gian xem trung bình của những người tham dự Webinar là 61 phút.
• Webinar theo suốt hành trình của khách hàng (customer journey): Từ các cuộc thảo luận của ban lãnh đạo đến các bản demo trực tiếp hàng tuần, Webinar là cách hiệu quả và sinh động để đưa các khách hàng tiềm năng từ giai đoạn nhận thức thường hiệu tới giai đoạn mua hàng trong phễu bán hàng.
• Webinar tạo ra khách hàng tiềm năng chất lượng cho việc bán hàng: Webinar luôn đem tới rất nhiều thông tin mà bạn có thể sử dụng để xác định khách hàng tiềm năng chất lượng cao, cũng như sẵn sàng bán hàng.  Bởi mỗi người khi đăng ký tham dự Webinar sẽ để lại thông tin cá nhân cơ bản, bạn có thể thu thập dữ liệu khách hàng tiềm năng và tương tác với họ và tiếp cận bán hàng.

>> Xem thêm: Customer Journey là gì

Cách tạo một Webinar hiệu quả

1. Brainstorm đúng chủ đề

Trước khi bắt đầu thực hiện Webinar, bạn phải quyết định chủ đề bạn muốn nói. Chủ đề bạn chọn phải trả lời các câu hỏi mà khán giả thường quan tâm, và tốt nhất nên là những câu hỏi mang tính cụ thể. Ví dụ: nếu bạn đang tổ chức một hội thảo trên mạng về chủ đề Email marketing, bạn có thể chọn điểm nhấn tập trung vào cách chọn đủ đề mail sao cho hấp dẫn. Nhìn chung, Webinar sẽ cung cấp thông tin giá trị cho khách hàng tham dự, vậy nên bạn hãy cân nhắc và đề xuất nói về những chủ đề là sở trường của bạn, lĩnh vực mà bạn là chuyên gia để có thể mang lại nhiều thông tin hữu ích nhất cho những người tham dự.

2. Lựa chọn công cụ cho Webinar

Có nhiều dịch vụ hội thảo trên mạng mà bạn có thể sử dụng để tạo Webinar cho mình. Ví dụ như: ClickMeeting, GoToWebinar và Zoom. Khi bạn đang nghiên cứu một công cụ để sử dụng, hãy xem xét đến các mục tiêu của bạn. Bạn nghĩ sẽ có bao nhiêu người tham dự? Bạn có cần một công cụ có thể cho phép hơn 1.000 người tham dự không? Nó có giá bao nhiêu? Sử dụng nó như thế nào? Đây là những câu hỏi mà bạn nên xem xét khi quyết định sử dụng công cụ webinar.

Ngoài ra, bạn sẽ muốn đảm bảo công cụ có thể xử lý loại webinar mà bạn muốn tiến hành, ví dụ như công cụ đó có thể xử lý trò chuyện video hoăc các webinar Q&A trực tiếp (hỏi và trả lời)? Công cụ phù hợp sẽ phụ thuộc vào mục tiêu Webinar của bạn.

3. Sản xuất nội dung

Khi bạn tìm thấy công cụ và đã xác định được chủ đề mình sẽ trình bày, bạn sẽ phải quyết định loại webinar mà bạn muốn tiến hành. Bạn sẽ sử dụng PowerPoint và thể hiện nó dưới dạng thuyết trình? Hay bạn muốn tạo ra một buổi Q&A trực tiếp? Dù bằng cách nào thì bạn sẽ phải sản xuất nội dung và chuẩn bị rất kỹ cho ngày trọng đại này.

Ví dụ: nếu bạn dùng PowerPoint, bạn sẽ cần tạo bản trình chiếu của mình. Đảm bảo rằng các slide nhấn mạnh quan điểm của bạn, nhưng đừng dùng quá nhiều chữ. Các slide này cần phải hấp dẫn trực quan và sử dụng đồ họa thú vị như hình ảnh hoặc GIFs. Nếu bạn đang tổ chức Webinar theo kiểu thảo luận, hãy lên kế hoạch cho các diễn giả của bạn, thu thập các câu hỏi từ khán giả và chuẩn bị bất kỳ câu hỏi phát sinh nào khác có thể ưu tiên trong thời gian diễn ra.

4. Chọn đúng ngày, đúng thời điểm

Bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Analytics để xem khách hàng của bạn ở khu vực nào để từ đó lựa chọn ngày và thời gian hợp lý để tổ chức hội thảo. Theo ON24, thời gian tốt nhất để tổ chức hội thảo trên mạng là vào Thứ Ba từ 10-11 sáng GMT. Điều này là do nó phù hợp với các múi giờ và tránh được hầu hết thời gian đi làm hoặc giờ làm việc. Thông thường, thời gian này là hợp lý nhất với số đông người tham dự.

Tuy nhiên, nếu đối tượng của bạn chỉ ở Hoa Kỳ thì bạn không cần phải lo lắng về múi giờ toàn cầu. Thay vào đó, bạn có thể tập trung vào việc lên kế hoạch thời gian lúc mọi người rảnh. Ví dụ, đầu giờ chiều hoặc sau giờ làm việc thường là khoảng thời gian hợp lý nhất.

5. Quảng bá Webinar

Đây là lúc bạn đảm bảo chính xác số lượng người tham dự. Để quảng cáo Webinar của bạn một cách rộng rãi, hãy tạo một landing page nơi mọi người có thể đăng ký và cung cấp thông tin về buổi hội thảo cũng như lịch nhắc thời gian tham dự qua nhiều hình thức khác nhau. Bạn cũng có thể cân nhắc việc chạy quảng cáo trên các phương tiện truyền thông xã hội hay các công cụ tìm kiếm để nhiều người biết đến hơn.

Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng các chiến thuật quảng cáo miễn phí bằng cách đăng trên tài khoản của chính mình, trên website của mình và gửi email đến những người đăng ký. Bên cạnh đó, việc gửi email đến khách hàng thường xuyên như một lời nhắc nhở cũng trở nên hữu ích hơn vào lúc này. Những email với tựa đề "Đừng bỏ lỡ" hoặc "Chỉ còn rất ít chỗ ngồi trong buổi hội thảo" khi ngày càng gần hơn sẽ thúc đẩy người đăng ký nhiều hơn và nhớ tới ngày tổ chức hơn. Bạn nên gửi cho họ liên kết về Webinar khoảng một giờ trước khi diễn ra để họ cảm thấy thoải mái và không phải tìm kiếm liên kết trong email đăng ký của họ.

6. Theo sát khán giả 

Webinar rõ ràng là một cơ hội bán hàng tuyệt vời và chắc chắn bạn sẽ không muốn mọi người rời khỏi hội thảo mà không có ấn tượng đẹp. Đó là lý do tại sao bạn sẽ muốn gửi tới họ một email cảm ơn và thu thập phản hồi từ những người tham dự để từ đó sẽ lên kế hoạch hội thảo tốt hơn trong những lần tổ chức sau. Ngoài ra, người tham dự thường muốn có một bản ghi âm chương trình, vì vậy bạn có thể gửi cho họ liên kết đến bản ghi âm sau đó để họ có thể nghe lại những điểm nhấn thông tin quan trọng của buổi hội thảo cũng như là gửi chúng đến những người dã đăng ký muốn tham dự nhưng vì lý do bất khả kháng mà không thể tham gia.  

Chiến lược Webinar Marketing

1. Tận dụng tối đa nguồn lực từ đội ngũ bán hàng của bạn 

Để thực hiện một chiến lược cho Webinar thành công, nó phụ thuộc phần nhiều vào sự đồng bộ giữa bán hàng và Marketing của bạn. Nếu đội ngũ Marketing đang tạo ra nội dung không giúp ích gì cho các cuộc giao tiếp để bán hàng, thì bạn sẽ không thể thúc đẩy thành công các khách hàng tiềm năng chất lượng cao thành người mua, từ đó tạo ra doanh số.

Thay vì đoán những gì đội ngũ bán hàng của bạn muốn một Webinar tập trung vào những gì, hãy hỏi họ. Thiết lập một cuộc họp để khám phá những ý tưởng nội dung mới và tìm hiểu những ''pain point'' mà họ cần để giúp giải quyết. Điều này sẽ là một chặng đường dài để đảm bảo quá trình bán hàng follow theo những người đăng ký liền mạch sau khi Webinar kết thúc.

2. Triển khai chiến lược quảng bá của bạn

Khi bạn đã đưa ra các chủ đề nội dung có liên quan tới Webinar của mình, công việc của các Marketer giờ đây sẽ là thu hút được càng nhiều người tham gia càng tốt. Với Webinar, nó không chỉ tạo ra hứng thú ban đầu mà bạn phải xây dựng sự hào hứng và khuyến khích mọi người tham gia ngay khi nó bắt đầu. Dưới đây là một vài mẹo tham khảo:

• Hãy thử Co-marketing: Một trong những cách tốt nhất để có được kiến ​​thức chuyên môn mới, tạo ra sự quan tâm về nội dung và mở rộng phạm vi của chiến dịch là điều hành Co-marketing Webinar. Thay vì điều hành một Webinar với các diễn giả nội bộ, hãy thử làm việc với một công ty khác có chung persona khách hàng và cùng đưa chuyên môn của họ vào cuộc trò chuyện. Việc kết hợp như vậy sẽ tạo ra nội dung thú vị hơn và cung cấp cho bạn cơ hội để đưa Webinar tới nhiều đối tượng hơn.
• Tạo lời nhắc email tự động dưới tên của mỗi đại diện bán hàng và gửi chúng tới những khách hàng tiềm năng đã được mời nhưng chưa đăng ký.
• Tạo các mẫu email thủ công và đại diện bán hàng có thể gửi chúng khi liên lạc trực tiếp với khách hàng tiềm năng.
• Thiết lập email tự động để thông báo cho đại diện bán hàng khi một trong những khách hàng tiềm năng của họ đã đăng ký Webinar của bạn. Điều này sẽ giúp họ tương tác và có thể chốt deal với những khách hàng này.
• Khách hàng dù có đăng ký nhưng chưa chắc họ sẽ xuất hiện. Nếu bạn quảng cáo Webinar trước 1-2 tuần, có thể một số người đăng ký sẽ quên mất ngày thực hiện buổi Webinar vì thời gian khá xa. Hãy nhớ gửi email nhắc nhở vào ngày hôm trước và ngày sự kiện diễn ra để đảm bảo tỷ lệ tham dự trực tiếp cao.

3. Tránh phụ thuộc quá nhiều vào PowerPoint

Dù bạn có chuẩn bị slide kỹ càng, nhưng không cần thiết phải quá bám sát vào kịch bản. Thay vào đó, hãy suy nghĩ về cách trình bày thông tin trên Webinar một cách đa dạng hơn:

• Theo Hubspot, các Webinar kiểu thảo luận, không có kịch bản trước lại thu hút khán giả khá hiệu quả. Trong nhiều sự kiện trực tiếp, Hubspot đã từ bỏ hoàn toàn các slide và thay vào đó chỉ có hai diễn giả ngồi với nhau, cùng với một người dẫn chương trình đặt câu hỏi trực tiếp. Nó có hiệu quả cho cả việc khuyến khích sự tham gia của các tài khoản Twitter thông qua hashtag, giữ trò chuyện có tính liên tục và đem tới nhiều thông tin.
• Hãy thử xây dựng một Webinar xung quanh các câu hỏi của khách hàng tiềm năng và trả lời trực tiếp chúng tại hội thảo. Điều này sẽ giúp xây dựng sự tương tác và hứng thú chờ đón sự kiện từ khách hàng.
• Xây một trang Landing Page, nếu có thể, hãy bao gồm tính năng bỏ phiếu để mọi người vote những câu hỏi hàng đầu mà họ muốn đặt ra. Điều này cũng sẽ giúp bạn biết và ưu tiên vấn đề mà khán giả của bạn quan tâm nhất.

4. Cung cấp thông tin chính để thúc đẩy doanh số bán hàng

Tô Linh - MarketingAI

Theo Hubspot