Việc mắc lỗi khi gửi Email Marketing sẽ gây khó chịu cho người nhận, làm giảm hiệu quả giao tiếp và khiến cho thương hiệu của bạn trở nên kém chuyên nghiệp hơn rất nhiều trong mắt khách hàng.
Chúng ta cùng xem thử những tình huống nhầm lẫn này là gì và cách khắc phục chúng như thế nào nhé.
Mục Lục:
1. Reply hay Reply all
Một e-mail được gửi đi cho cả phòng ban hay một nhóm người. Vì thế khi trả lời lại, bạn hãy cẩn thận lựa chọn giữa “Reply” và “Reply all”. Đừng vô tình ấn “Reply all” cho đồng nghiệp về việc mình sẽ tham gia sự kiện, hay ý tưởng về một sự kiện chung sắp tới. Không có gì phiền hơn khi nhận được cả tá e-mail thảo luận qua lại, đùa giỡn mà mình chẳng có dính dáng gì đến e-mail đó. Ngược lại, một số khác chỉ chọn “Reply” cho người gửi trong khi nội dung e-mail cần phải được cập nhật hoặc tham khảo cho nhiều người.
- Vì sao Email Marketing lại trở thành Email Spam?
- Short Tip: Các Tips Viết Email Marketing
2. Viết nhầm tên
Viết sai tên trong email là một lỗi “chết người”, nhất là trong Email Marketing. Không ai muốn bị nhầm lẫn tên hay chức vụ hay công ty cả. Sai tên có thể khiến cho thiện cảm của khách hàng giành cho thương hiệu bạn về con số 0, hoặc tệ hơn, xuống đến số âm.
Điều tốt nhất bạn có thể làm lúc này là đứng ra xin lỗi càng sớm càng tốt, kể cả việc đấy buộc bạn phải gửi thêm một email nữa ngay lập tức. Vì thế hãy nhớ rằng luôn phải đọc lại nội dung, kiểm tra ngữ pháp toàn email một lượt và xem lại thông tin người nhận trước khi gửi.
3. Ấn gửi lúc còn chưa soạn xong email
Việc gửi mail lúc chưa soạn xong nội dung có thể xảy ra với bất kỳ ai trong chúng ta. Đôi khi người nhận có thể hiểu được rằng bạn bị lỡ tay gửi sớm, nhưng trong nhiều trường hợp khác một email dở dang lại cực kỳ ngớ ngẩn.
Khách hàng sẽ đánh giá là bạn đang vội vã làm một điều gì đó và không hề xem trọng việc gửi Email Marketing cho họ. Và độ chuyên nghiệp của bạn lại tiếp tục giảm sút rồi đấy.
Theo Emily Gorton, Trợ lý phụ trách Nhân sự ở agency du lịch Powder Byrne, lời khuyên ở đây là, bạn nên gửi càng ít thư sau đó càng tốt, vì việc nhận được 3, 4 bức thư liên tục khá là khó chịu.
“Thay vì gửi tổng cộng 3 thư – một cái viết dở, một cái xin lỗi, và một cái tiếp tục trình bày vấn đề – bạn chỉ nên gửi thêm một lần nữa sau khi đã nhỡ bấm gửi sớm email đầu tiên.”
Một cách để hạn chế lỗi này là đừng viết tên người nhận vào cho đến khi bức thư sẵn sàng được gửi đi.
4. E-mail không tiêu đề hoặc tiêu đề không liên quan đến nội dung
Trong Email Marketing, tiêu đề có vai trò khá quan trọng.Một tiêu đề ngắn gọn, gợi nhớ sẽ giúp gây chú ý cho người nhận, khuyến khích khách hàng mở thư để xem tiếp phần nội dung. Cho nên đừng bao giờ quên mất phần quan trọng này hay quá tập trung vào nội dung email và đặt một tiêu đề chỉ cho có để gửi đi cho kịp.
5. Nội dung e-mail cầu kỳ, rối rắm
Một lần nữa, việc này có thể tránh được nếu bạn dừng lại vài phút và đọc lại ít nhất là 2 lần trước khi gửi thư.
Nội dung email sẽ cung cấp những thông tin về sản phẩm, dịch vụ hay để khách hàng hiểu rõ thương hiệu của bạn. Đừng cố gắng dùng những từ hoa mỹ, cầu kỳ, đa nghĩa, thậm chí xa lạ, không phù hợp. Đừng diễn đạt nội dung theo lối lòng vòng, lặp lại hay khó hiểu. Hãy viết những gì đơn giản và dễ hiểu nhất, để chắc chắn rằng khách hàng chỉ cần đọc một lần thì có thể hiểu hết những gì email truyền đạt.
